Trasparenza

CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO TOP SECRET INVESTIGAZIONE E SICUREZZA

SOMMARIO
1. PREMESSA ……………………………………………………………………………………………………………… 4
1.1 TOP SECRET INVESTIGAZIONI SRL…………………………………………………………………………… 6
1.1.1 La visione etica …………………………………………………………………………………………….. 7
1.2 LA STRUTTURA DEL CODICE ………………………………………………………………………………….. 8
1.3 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO ……………………………………………… 8
1.4 RIFERIMENTI NORMATIVI ………………………………………………………………………………………. 8
1.5 I DESTINATARI …………………………………………………………………………………………………….. 8
1.6 L’ORGANISMO DI VIGILANZA ……………………………………………………………………………….. 9
2. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO………………………………………………………………………. 12
2.1 ONESTÀ …………………………………………………………………………………………………………….. 12
2.2 RISPETTO DELLE LEGGI, CODICI E REGOLAMENTI VIGENTI ……………………………………….. 12
2.3 TRASPARENZA, CORRETTEZZA E COMPLETEZZA DELLE INFORMAZIONI ……………………. 12
2.4 RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI ………………………………………………………………….. 13
2.5 CENTRALITÀ DELLA PERSONA ……………………………………………………………………………… 14
2.6 IMPARZIALITÀ E PARI OPPORTUNITÀ …………………………………………………………………….. 14
2.7 SALUTE, SICUREZZA E RISPETTO DELL’AMBIENTE …………………………………………………… 14
2.8 TUTELA DELLE RISORSE ORGANIZZATIVE ………………………………………………………………. 15
2.9 DILIGENZA E CORRETTEZZA NELLA GESTIONE DEI CONTRATTI ………………………………… 15
2.10 CONCORRENZA LEALE ………………………………………………………………………………………. 15
2.11 ORIENTAMENTO VERSO LA QUALITÀ ………………………………………………………………….. 16
3. NORME DI COMPORTAMENTO ………………………………………………………………………… 16
3.1 GENERALI ………………………………………………………………………………………………………….. 16
3.1.1 Lotta nei confronti dei comportamenti illeciti…………………………………………….. 16
3.1.2 L’attenzione alla corretta gestione dei flussi di denaro e contrasto alla
corruzione e antiriciclaggio ………………………………………………………………………………… 16
3.1.3 Lotta nei confronti del conflitto d’interesse ………………………………………………… 16
3.1.4 La gestione degli affari ………………………………………………………………………………. 17
3.1.5 Accuratezza e trasparenza delle registrazioni contabili ……………………………… 17
3.1.6 Tutela della Privacy……………………………………………………………………………………. 18
3.1.7 Tutela dei beni aziendali – strumenti informatici……………………………………….. 18
3.1.8 Tutela delle informazioni, della proprietà industriale e intellettuale ………….. 20
3.1.9 Omaggi, regalie e altre forme di benefici ……………………………………………………. 20
3.2 IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE, IL COLLEGIO SINDACALE E GLI ASSOCIATI……… 20
3.3 RAPPORTI CON IL PERSONALE ……………………………………………………………………………… 21
3.3.1 Selezione delle risorse umane e costituzione del rapporto di lavoro ………….. 22
3.3.2 Politiche di gestione del personale, integrità e tutela della persona ……………. 22
3.3.3 Valorizzazione e gestione dei dipendenti e dei collaboratori ……………………… 22
3.3.4 Igiene, sicurezza e salute dei lavoratori ……………………………………………………… 23
3.3.5 Doveri dei dipendenti e dei collaboratori …………………………………………………… 23
3.3.6 Molestie, mobbing e discriminazioni …………………………………………………………. 24
3.3.7 Abuso di sostanze alcoliche e/o stupefacenti …………………………………………….. 25
3.3.8 Divieto di fumo ………………………………………………………………………………………….. 25
3.4 RAPPORTI CON I FORNITORI ………………………………………………………………………………… 25
3.4.1 Integrità e indipendenza nei rapporti ………………………………………………………… 26
3.5 RAPPORTI CON I CLIENTI …………………………………………………………………………………….. 26
3.6 RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ………………………………………………….. 27
3.7 RAPPORTI CON LA COLLETTIVITÀ …………………………………………………………………………. 28
4. IL SISTEMA DISCIPLINARE ………………………………………………………………………………… 30
5. GLI STRUMENTI DI ATTUAZIONE …………………………………………………………………….. 30
5.1 APPROVAZIONE E SUCCESSIVE REVISIONI DEL CODICE ETICO …………………………………. 30
5.2 DIFFUSIONE DEL CODICE ETICO …………………………………………………………………………… 30
5.3 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO …………………………………………………………………………… 31
5.3.1 Segnalazione di violazione …………………………………………………………………………. 31
6. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO …………………………………………………………………………. 32

1. PREMESSA
Il Codice Etico e di Comportamento di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., può definirsi come la “carta costituzionale” della Società, ovvero una carta dei diritti e dei doveri morali che definisce la responsabilità etico-sociale di ogni partecipante all’Organizzazione. Esso costituisce un mezzo a disposizione di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. per prevenire comportamenti irresponsabili, o illeciti, da parte di chi opera in nome e per conto dell’Azienda, poiché introduce una definizione chiara ed esplicita delle responsabilità etiche e sociali dei propri Amministratori, Soci, Dirigenti, Quadri, Dipendenti, Collaboratori e Fornitori verso la Società e nei confronti degli altri portatori di interessi (Parti Interessate). Il Codice Etico, pertanto, costituisce il principale strumento strategico di implementazione dell’etica e della gestione socialmente responsabile all’interno della Società ed è considerato uno strumento per lo “stakeholder engagement” e lo “stakeholder management”, ossia un mezzo per garantire sia una gestione equa ed efficace delle transazioni e delle relazioni umane, sia il sostenimento della reputazione dell’Azienda, in modo da creare fiducia dall’esterno verso l’interno e viceversa. Il presente Codice Etico è parte integrante e fondamentale del Modello Organizzativo, di Gestione e Controllo che Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. ha adottato in conformità alle disposizioni di cui al Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231.
Si esplicita, inoltre, che i principi contenuti nel Codice Etico coesistono e si fondono con le prescrizioni definite nel CCNL di riferimento.
La predisposizione del presente documento è avvenuta mediante consultazione delle principali Parti Interessate, in modo da giungere alla redazione di un documento condivisoe, come tale, maggiormente efficace.
L’Organo Amministrativo di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna ad
ascoltare la voce dei vari portatori di interessi, ponendosi nell’ottica del miglioramento
continuo; il documento, pertanto, sarà oggetto di revisione periodica e costante.
Il riferimento al termine Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. nel contesto del presente
documento va inteso come riferito all’Organizzazione nel suo complesso, come soggetto di
imputazione di diritti, doveri e responsabilità ai sensi della normativa in materia (ex D.Lgs.231/01) che attua tutto ciò attraverso gli organi, le strutture organizzative ed ogni singolo soggetto, per quanto di competenza.
Altresì, il presente Codice Etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella
conduzione degli affari e delle attività assunti dai lavoratori di Top Secret Investigazioni e
Sicurezza S.r.l. nel rispetto dei legittimi interessi dei Soci, delle risorse umane, dei Clienti e
dei Partners.

1.1 TOP SECRET INVESTIGAZIONI E SICUREZZA S.R.L.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. opera nel settore delle investigazioni e sicurezza, indagini in ambito commerciale e non, antitaccheggio, consulenza per la sicurezza aziendale.
L’oggetto sociale di TOP SECRET Investigazioni e Sicurezza S.r.l., è il seguente: “- indagine in ambito privato, volta alla ricerca ed alla individuazione di informazioni richieste dal privato cittadino, anche per la tutela di un diritto in sede giudiziaria, che possono riguardare, tra l’altro, gli ambiti familiare, matrimoniale, patrimoniale, ricerca di persone scomparse;
– indagine in ambito aziendale, richiesta dal titolare d’azienda ovvero dal legale rappresentante o da procuratori speciali a ciò delegati o da enti giuridici pubblici e privati volta a risolvere questioni afferenti la propria attività aziendale, richiesta anche per la tutela di un diritto in sede giudiziaria, che possono riguardare, tra l’altro:
azioni illecite da parte del prestatore di lavoro, infedeltà professionale, tutela del patrimonio scientifico e tecnologico, tutela di marchi e brevetti, concorrenza sleale, contraffazione di prodotti, valutazione dei rischi per la sicurezza dell’azienda;
– indagine in ambito commerciale, richiesta dal titolare dell’esercizio commerciale ovvero dal legale rappresentante o da procuratori speciali a ciò delegati volta all’individuazione ed all’accertamento delle cause che determinano, anche a livello contabile, gli ammanchi e le differenze inventariali nel settore commerciale,
anche mediante la raccolta di informazioni reperite direttamente presso i locali del committente;
– indagine in ambito assicurativo, richiesta dagli aventi diritto, privati e/o società di assicurazioni, anche per la tutela di un diritto in sede giudiziaria, in materia di: dinamica dei sinistri, responsabilità professionale,risarcimenti sul lavoro, contrasto dei tentativi di frode in danno delle società di assicurazioni;
– indagine difensiva, volta all’individuazione di elementi probatori da far valere nell’ambito del processo
penale, ai sensi dell’art. 222 delle norme di coordinamento del codice di procedura penale e dall’art. 327 bis del
medesimo Codice;
– attività previste da leggi speciali o decreti ministeriali, caratterizzate dalla presenza stabile di personale dipendente presso i locali del committente;
– elaborazione e messa in opera di piani di sicurezza che garantiscano il normale e ordinato svolgimento di manifestazioni in genere;
– servizi di biglietteria ed accrediti conto terzi, inclusi, a titolo esemplificativo, produzione, stampa e/o fornituradi biglietti e badge di riconoscimento;
– consulenza per la sicurezza aziendale di dati ed informazioni;
– antitaccheggio, inteso come ricerca ed investigazioni per individuare le cause che determinano le differenze
inventariali all’interno di strutture adibite alla grande distribuzione;
– la fabbricazione, la ripartizione, il noleggio ed il commercio all’ingrosso e al dettaglio di: apparecchi riceventi
e trasmittenti radiotelevisivi, comprese le telecamere e gli apparecchi elettroacustici, loro parti e pezzi staccati;
– sistemi ed apparati di sorveglianza e telesorveglianza audio e/o video;
– apparecchi elettrici ed elettronici per comunicazioni telefoniche e di trasmissione dati in genere; impianti
radiotelevisivi e di amplificazione sonora: elaboratori elettronici (comprese parti distaccate ed accessori);
– fornitura completa di hardware e software;
– assistenza software;
– realizzazione e collaudo cablaggi in fibra ottica;
– integrazione con sistemi telefonici;
– noleggio con conducente di auto e motoveicoli;
– noleggio senza conducente di auto e motoveicoli;
– corsi per la formazione di operatori della sicurezza e guardie del corpo;
– vigilanza antincendio;
– portierato;
– elaborazione e gestione piani per il trasporto logistico di persone in occasione di grandi eventi;
– servizi di cortesia e accoglienza;
– servizi di hostess e steward.
Per il conseguimento dell’oggetto sociale la società potrà inoltre compiere tutte le operazioni mobiliari, immobiliari, finanziarie, di servizi, commerciali, industriali, di credito e locazione di beni mobili, immobili e di aziende, così come prestare garanzie di ogni tipo e assumere partecipazioni in altre società ed enti collettivi
in genere, sia pubblici che privati, purché tali attività siano svolte in via non esclusiva o prevalente, non nei confronti del pubblico e nel rispetto delle vigenti norme di legge in materia di attività riservate.
Sono tassativamente escluse le attività: professionali protette, di mediazione, di sollecitazione del pubblico risparmio, bancarie, assicurative, di intermediazione mobiliare, di gestione collettiva del risparmio, di erogazione del credito al consumo, di leasing e di factoring”.
La struttura organizzativa della Società è descritta in dettaglio nell’organigramma aziendale, nel quale vengono individuate le funzioni e i relativi responsabili. Tale struttura organizzativa è aggiornata in maniera costante, in ragione delle eventuali evoluzioni e/omodificazioni aziendali.
1.1.1 La visione etica
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. rispetta le aspettative legittime delle proprie Parti Interessate, ovvero quei soggetti (intesi nel senso di individui, gruppi, organizzazioni) che intrattengono con la Società relazioni significative e i cui interessi sono a vario titolo coinvolti nell’attività lavorativa, in modo coerente con la ‘missione’. In particolare, sono Parti Interessate in primo luogo i soci, i dipendenti, i collaboratoriinterni ed esterni, i clienti, i fornitori, i consulenti, le Pubbliche Amministrazioni, le organizzazioni sindacali. In senso allargato, invece, sono inoltre Parti Interessate tutti quei singoli, o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessisono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., per le relazioni di scambio che intrattengono con essa o perché ne sonosignificativamente influenzati. La Società aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con le sue Parti Interessate,
e cerca di perseguire la propria missione ricercando il contemperamento degli interessi coinvolti. Questo Codice è improntato, dunque, a un ideale di cooperazione in vista di unreciproco vantaggio delle parti coinvolte.
1.2 LA STRUTTURA DEL CODICE
Il Codice Etico si compone di tre parti principali:
I. nella prima sono stabiliti ed enunciati i principi etici generali ai quali Top Secret
Investigazioni e Sicurezza S.r.l., in tutte le sue componenti, ispira la propria azione;
II. nella seconda, vengono dettate le specifiche norme di comportamento suddivise per
le varie tipologie di destinatari;
III. la terza e ultima parte definisce la struttura di attuazione e controllo dell’effettiva
applicazione del presente documento.
1.3 I DESTINATARI
I principi e le disposizioni del presente Codice Etico costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà che qualificano
l’adempimento delle prestazioni lavorative e il comportamento che il dipendente o il collaboratore è tenuto ad osservare. I valori, principi e le regole di condotta definiti all’interno del Codice hanno quali primari destinatari tutti coloro i quali tutti devono attenersi ai principi e alle disposizioni del Codice Etico, tutelando, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l’immagine di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., preservando così l’integrità del patrimonio tangibile e intangibile aziendale.
Questi sono:
▪ i Soci;
▪ l’Organo Amministrativo;
▪ i Dirigenti;
▪ i Dipendenti;
▪ i Collaboratori (intesi come tutti i soggetti che operano per conto della Società in virtù
di un contratto di collaborazione o assimilabile), anche occasionali;
▪ i Fornitori di beni e di servizi;
▪ i Partners commerciali;
▪ i Clienti.
In particolare, l’Organo Amministrativo della Società è tenuto ad ispirarsi ai principi del Codice Etico nel fissare gli obiettivi della Società stessa, nel proporre gli investimenti e nel realizzare progetti, nonché in qualsiasi decisione e/o azione relativa alla gestione della
Società.
Ugualmente, i Dirigenti nel dare concreta attuazione all’attività di direzione dovranno ispirarsi ai medesimi principi, sia all’interno della Società – rafforzando, così, la coesione e lo spirito di reciproca collaborazione – sia nei confronti dei terzi che entrano in contatto con la Società stessa.
I dipendenti e i collaboratori della Società, nonché i partners in relazioni d’affari e tutti coloro che intrattengono rapporti contrattuali con Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del Codice. I valori e i principi espressi nel presente documento sono validi per tutte le categorie di stakeholder, ovvero per i diversi portatori di interessi di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., come, a titolo di mero esempio, le Pubbliche Amministrazioni, le parti sociali, lecomunità locali, i mass media, ecc.
1.4 L’ORGANISMO DI VIGILANZA
Con la adozione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e s.m.i. e del Codice Etico aziendale, viene istituito l’Organismo di Vigilanza (a seguito anche “O.d.V.”), organo a cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento del Modello e sulla sua effettiva applicazione, nonché di curarne l’aggiornamento.
L’Organismo di Vigilanza è autonomo, indipendente e competente in materia di controllo dei rischi connessi alla specifica attività svolta dalla Società e ai relativi profili giuridici.
L’O.d.V. ha il compito di vigilare costantemente:
▪ sull’osservanza del Modello da parte degli organi sociali, dei dipendenti e dei consulenti della Società;
▪ sull’effettiva efficacia del Modello nel prevenire la commissione dei reati di cui al Decreto;
▪ sull’attuazione delle prescrizioni del Modello nell’ambito dello svolgimento delle attività della Società;
▪ sull’aggiornamento del Modello, nel caso in cui si riscontri la necessità di adeguare
lo stesso a causa di cambiamenti sopravvenuti alla struttura e all’organizzazione aziendale o al quadro normativo di riferimento;
▪ sull’attuazione ed effettiva efficacia del Codice Etico aziendale, in quanto questo documento è parte integrante e fondamentale del Modello prima citato.
L’Organismo di Vigilanza deve restare estraneo ad ogni forma di interferenza e pressione da parte dei vertici operativi e non essere in alcun modo coinvolto nell’esercizio di attivitàoperative e decisioni gestorie.
L’O.d.V. non deve trovarsi in situazione di conflitto di interesse e non devono essere attribuiti all’Organismo nel suo complesso, ma anche ai singoli componenti, compiti
operativi che ne possano minare l’autonomia. Deve riportare al massimo vertice operativo aziendale e con questo deve poter dialogare “alla pari”.
I componenti dell’O.d.V., nonché tutti i soggetti dei quali l’O.d.V. si avvale, a qualsiasi titolo, sono tenuti all’obbligo di riservatezza su tutte le informazioni delle quali sono venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni o mansioni.
L’Organismo di Vigilanza è nominato con delibera dell’Organo Amministrativo e rimane in carica per un periodo non superiore a tre anni, indipendentemente dalla durata del mandato dell’Organo Amministrativo medesimo. Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si è dotata di un Organismo di Vigilanza monocratico.
Per specifiche si faccia riferimento al Capitolo 4 – “L’Organismo di Vigilanza” del Modellodi Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 di Top SecretInvestigazioni e Sicurezza S.r.l..
2. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., consapevole che tutte le attività devono essere svolte nel rispetto delle leggi, con onestà, trasparenza, integrità morale, correttezza e buona fede, in conformità alle regole poste a tutela della concorrenza, ritiene importante definire l’insieme dei principi e valori che la Società riconosce, accetta e condivide, nonché l’insieme delle responsabilità che la stessa assume sia nei rapporti interni sia volti all’esterno.
2.1 ONESTÀ
L’onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., le sue iniziative, i suoi rendiconti e le sue comunicazioni e
costituisce valore essenziale della gestione organizzativa. I rapporti con le Parti Interessate, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza,collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
2.2 RISPETTO DELLE LEGGI, CODICI E REGOLAMENTI VIGENTI
La Società si impegna a rispettare tutte le leggi e le direttive nazionali e internazionali, nonché tutte le prassi generalmente riconosciute.
Tutti i Destinatari del presente documento sono tenuti al rispetto della normativa vigente, del Codice Etico e delle norme interne aziendali; in nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare un operato non conforme alle stesse.
2.3 TRASPARENZA, CORRETTEZZA E COMPLETEZZA DELLE INFORMAZIONI
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. coopera con le Autorità Istituzionali e gli organi interni di controllo e altrettanto viene richiesto da ogni lavoratore in relazione della funzionesvolta.
Ogni azione, operazione e/o transazione deve essere gestita con la massima correttezza, completezza e trasparenza.
In particolar modo non sono consentiti:
▪ il perseguimento di interessi personali o di terzi a danno di quelli aziendali;
▪ lo sfruttamento abusivo, nell’interesse personale o di terzi, del nome e della
reputazione della Società, nonché delle informazioni acquisite e delle opportunità di
affari individuate nello svolgimento del lavoro o della funzione;
▪ l’uso di beni e attrezzature aziendali per scopi diversi da quelli per cui sono assegnati o resi disponibili. Le evidenze finanziarie, contabili e gestionali e ogni altra comunicazione della Società devono rispondere ai requisiti di completezza e accuratezza.
La comunicazione verso le proprie Parti Interessate è improntata al rispetto del diritto all’informazione. In nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o
tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione deve rispettare le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale ed essere realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività,
salvaguardando, tra l’altro, i segreti industriali.
Tutte le informazioni relative alla Società, nonché il Codice Etico, sono disponibili attraverso i canali dedicati creati a cura della Società, così da permetterne la massima fruibilità.
2.4 RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., fatto salvo gli obblighi di legge e contrattuali, tutela la riservatezza delle informazioni relative alle proprie Parti Interessate e garantisce la privacy della corrispondenza e della documentazione personale dei propri Dipendenti. Il Personale deve astenersi dall’utilizzare informazioni riservate per scopi non riconducibili allo svolgimento della propria attività (come, a titolo di esempio, rivendere informazioni relative ai Clienti, ecc.): le informazioni acquisite dai dipendenti e collaboratori appartengono alla Società medesima e non possono essere utilizzate, comunicate odivulgate senza specifica autorizzazione.
A tal riguardo, ogni dipendente e collaboratore dovrà:
▪ acquisire e trattare solamente dati necessari e direttamente connessi alle proprie
funzioni;
▪ conservare i suddetti dati in modo da impedire a terzi estranei di assumerne conoscenza;
▪ utilizzare le apposite procedure stabilite per la comunicazione e la divulgazione dei dati ovvero chiederne autorizzazione alla persona a ciò delegata, nel rispetto della
normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali;
▪ monitorare e rispettare i vincoli di confidenzialità, discendenti dai rapporti trattati con i terzi.
2.5 CENTRALITÀ DELLA PERSONA
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. promuove il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona, la libertà di associazione e il rispetto della dimensione di relazionecon gli altri.
In particolare, la Società tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze e delle conoscenze possedute da ciascun collaboratore.
2.6 IMPARZIALITÀ E PARI OPPORTUNITÀ
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna ad assicurare che non sussistano, o che comunque vengano portate al minimo, eventuali minacce all’imparzialità nello svolgimento delle attività.
Il Codice è improntato su un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte, nel rispetto del ruolo di ciascuno. La Società richiede pertanto che ciascuno dei destinatari e degli interlocutori esterni agisca secondo principi e regole ispirate ad
un’analoga idea di condotta etica.
Inoltre, Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder.
2.7 SALUTE, SICUREZZA E RISPETTO DELL’AMBIENTE
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna ad assicurare ai propri dipendenti e collaboratori condizioni di lavoro sicure, salutari rispettose della dignità individuale e garantisce la loro integrità fisica e morale.
L’ambiente è un bene primario che la Società si impegna a salvaguardare, nel rispetto dei principi dello sviluppo sostenibile. A tal fine, programma le proprie attività ricercando un continuo equilibrio tra iniziative economiche, sicurezza delle operazioni e minimizzazione degli impatti ambientali. I Dipendenti, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e di terzi. Tutto il personale è tenuto a rispettare le politiche aziendali nei riguardi della raccolta differenziata.
2.8 TUTELA DELLE RISORSE ORGANIZZATIVE
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. assicura la protezione del proprio patrimonio intellettuale, consentendone l’accesso alle sole persone autorizzate ed evitando l’utilizzo diinformazioni riservate da parte dei collaboratori per scopi diversi dall’esercizio dellapropria attività. Garantisce, inoltre, la conservazione e la protezione del patrimonio fisico istruendo i propri dipendenti e collaboratori all’uso corretto dei beni e delle risorse a loro affidati per l’esercizio delle attività: la Società, infatti, richiede che tutto il Personale nonfaccia uso improprio dei beni affidati o permetta che altri lo facciano.
2.9 DILIGENZA E CORRETTEZZA NELLA GESTIONE DEI CONTRATTI
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna a non sfruttare, a proprio vantaggio, condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.
2.10 CONCORRENZA LEALE
Tutte le attività, interne ed esterne, devono essere improntate alla massima lealtà ed integrità, operando con senso di responsabilità, in buona fede, stabilendo rapporti
professionali e commerciali corretti, nonché tendendo alla valorizzazione e salvaguardia del patrimonio aziendale. Infatti, la Società intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e di posizione dominante.
2.11 ORIENTAMENTO VERSO LA QUALITÀ
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. svolge la propria attività secondo standard di qualità ed efficienza, perseguendo il miglioramento continuo dell’Organizzazione, delle risorse umane e tecniche. La Società procede con continuità al monitoraggio dei fattori indicanti la qualità del servizio, al fine di garantirne lo standard di livello e di consentirne il miglioramento.
3. NORME DI COMPORTAMENTO
3.1 GENERALI
3.1.1 Lotta nei confronti dei comportamenti illeciti
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., in coerenza con i valori di onestà e trasparenza, si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare comportamenti illeciti. In particolare, non consente che siano versate somme di denaro o esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti alla Società stessa. Vieta l’accettazione di doni o favori da parte di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. condanna fermamente qualsiasi forma di mafia e criminalità organizzata. Particolare impegno sarà profuso dalla Società nella verifica dei requisiti di onorabilità e affidabilità in capo alle controparti commerciali, quali, ad esempio, fornitori, consulenti, clienti, partners.
Tale attenzione verrà prestata sia nella fase precedente all’instaurazione del rapporto sia nel corso dello stesso, mediante richiesta delle
informazioni necessarie ad appurarne integrità morale, rispettabilità, affidabilità elegittimità delle attività realizzate.
3.1.2 L’attenzione alla corretta gestione dei flussi di denaro, il contrasto alla corruzione e antiriciclaggio e la lotta nei confronti del conflitto di interesse

– Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. richiede particolari attenzioni e accortezza nella ricezione e spendita di monete, banconote, titoli di credito e valori in genere, al fine di evitare il pericolo di immissione sul mercato di valori contraffatti o alterati;
– I Destinatari del presente documento non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare la ricettazione, il riciclaggio (cioè l’accettazione o il
trattamento) e l’impiego di incassi monetari, beni o altre utilità derivanti da attività illecite e criminali, in qualsivoglia forma o modo, osservando in maniera rigorosa le
leggi in materia di antiriciclaggio;
– I dipendenti ed i collaboratori devono richiedere e verificare in via preventiva le informazioni necessarie (incluse le informazioni finanziarie) su controparti
commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro affidabilità e rispettabilità e la legittimità della loro attività, prima di instaurare con
questi ogni rapporto di lavoro e commercializzazione;
– i Destinatari del presente Codice Etico devono assicurare la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata e in uscita e, quindi, la piena conformità alle leggi in
materia di antiriciclaggio;
– viene condannata ogni forma di corruzione, sia tra privati sia nelle relazioni con le Autorità Pubbliche;
– ogni operazione e transazione avente rilevanza economica, finanziaria e patrimoniale, deve avere una registrazione adeguata e deve essere supportata da
relativa documentazione, al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione dei relativi controlli e all’individuazione delle singole responsabilità;
– Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. cura la tempestiva elaborazione dei rendiconti finanziari periodici, in modo che siano completi, accurati, attendibili e
comprensibili.
– La Società opera con la massima trasparenza a livello amministrativo e contabile, garantendo veridicità e completezza delle informazioni relative ad ogni registrazione
contabile, in particolare per quanto attiene agli adempimenti relativi al bilancio e ai documenti correlati.
– Nello svolgimento del proprio lavoro i Destinatari sono tenuti a evitare ogni possibile conflitto di interessi, con particolare riferimento a interessi personali e/o familiari
che potrebbero influenzare l’indipendenza del proprio giudizio ed entrare in contrasto con le responsabilità nei confronti di Top Secret Investigazioni e Sicurezza
S.r.l..
– Ogni Destinatario deve immediatamente riferire al proprio Responsabile o all’organo amministrativo, qualsiasi situazione che costituisca o possa generare un conflitto di interessi. In particolare, il dipendente deve comunicare l’esistenza di un rapporto di lavoro stabile o temporaneo, o una relazione di tipo finanziario, commerciale,
professionale, familiare, con entità esterne a Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. che possa influire sull’imparzialità della sua condotta o pregiudicare la
correttezza delle attività da lui svolte.
3.1.3 Tutela della Privacy
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. opera in conformità alle prescrizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio (GDPR) e del Codice sulla Privacy ai sensi del D.Lgs. 196/2003. La Società assicura la riservatezza delleinformazioni in proprio possesso e l’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., in conformità alla prima citata normativa, ha adottato idonee e preventive misure di sicurezza al fine di evitare rischi di distruzione e/o perdite, accessi non autorizzati e trattamenti non consentiti, nonché delle specifiche procedure per garantire la protezione delle informazioni.
3.1.4 Tutela dei beni aziendali – strumenti informatici
Ogni Destinatario è tenuto ad utilizzare i beni aziendali nella sua disponibilità diligentemente e rispettandone le finalità per cui sono stati concessi.
Quanto al corretto utilizzo degli strumenti informatici e delle applicazioni in essi contenute, il personale è tenuto ad osservare tutte le misure necessarie per preservarne la funzionalità.
A tal proposito, non è consentito:
▪ utilizzare gli strumenti informatici a disposizione per scopi che non siano legati ad esigenze lavorative;
▪ l’alterazione del funzionamento di un sistema telematico o informatico aziendale, ovvero dei dati e delle informazioni in esso contenuti, né è ammesso intervenire in
maniera illecita su programmi e archivi;
▪ scaricare programmi o installare software non autorizzati o differenti da quelli forniti dall’Azienda; nello specifico:
− l’uso della Rete aziendale ai fini di pirateria informatica
− la ricettazione (ovvero, l’acquisizione di software senza licenza);
▪ inviare messaggi di posta elettronica ingiuriosi o che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
▪ navigare su siti internet con contenuti indecorosi e offensivi o altresì pornografici;
▪ riprodurre, distribuire, presentare in pubblico, estrarre, duplicare, commercializzare abusivamente software e/o il contenuto di una banca dati in violazione delle leggi
sul diritto d’autore;
▪ l’utilizzo del telefono e/o smartphone per ragioni non legate al proprio compito professionale.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni e infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi di controllo, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti.
La Società si riserva di applicare sanzioni e provvedimenti disciplinari qualora avvenissero sottrazioni illecite di beni aziendali, temporanee o permanenti. Nel pieno rispetto della legge sulla privacy, viene resa nota la possibilità di effettuare verifiche sul corretto utilizzo dei beni aziendali, attraverso l’analisi di report finanziari e contabili, nonché di inventari fisici.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. ha adottato un apposito Regolamento, parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, che disciplina l’utilizzo di strumenti informatici.
3.1.5 Tutela delle informazioni, della proprietà industriale e intellettuale
Le informazioni aziendali di qualsiasi natura (come, a titolo di esempio, commerciale,finanziaria, progettuale, ecc.) rappresentano un bene che Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. intende proteggere. E’, quindi, vietato rivelare a persone non autorizzate (sia all’interno che all’esterno) informazioni che possano mettere a rischio il patrimonio professionale e commerciale dell’Azienda. Infatti, si ritiene di assoluta priorità proteggere la proprietà intellettuale con ogni mezzo legale a disposizione.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. agisce nel rispetto dei diritti di proprietà industriale e intellettuale di terzi, nonché delle leggi, regolamenti e convenzioni, anche in ambito comunitario e/o internazionale, a tutela di tali diritti.
Tutti i Destinatari del presente Codice Etico devono rispettare i legittimi diritti di proprietàindustriale e intellettuale di terzi e astenersi dall’uso non autorizzato di tali diritti, nella consapevolezza che la violazione degli stessi può avere delle conseguenze negative per la Società.
In particolare, i dipendenti e i collaboratori, nell’esercizio delle proprie attività, devonoastenersi da qualsivoglia condotta che possa costituire usurpazione di titoli di proprietà industriale, alterazione o contraffazione di segni distintivi di prodotti industriali, di brevetti, disegni o modelli industriali (nazionali e esteri) nonché astenersi dall’importare, commercializzare o comunque utilizzare o mettere altrimenti in circolazione prodotti industriali con segni distintivi contraffatti o alterati o realizzati usurpando titoli di proprietà industriale.
Tutti i destinatari del presente Codice Etico devono astenersi dall’utilizzare in modo illecito e/o improprio, nell’interesse proprio, aziendale o di terzi, opere dell’ingegno (o parti di esse) protette ai sensi della normativa in materia di “diritto d’autore”.
3.1.6 Omaggi, regalie e altre forme di benefici
Per regalie ed omaggi si intende qualunque tipo di offerta o promessa, ricevuta in qualsiasi forma, modo e maniera, capace di modificare l’indipendenza di giudizio o comunque di incidere sui processi decisionali.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. non autorizza alcuna forma di omaggio o regalia,finalizzati ad acquisire trattamenti di favore collegabili all’attività svolta, se non quelli rientranti nella normale prassi commerciale o in una forma di cortesia.
3.2 RAPPORTI CON IL PERSONALE
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. riconosce il valore delle risorse umane, attraverso la tutela della loro integrità fisica e morale e favorendo un continuo accrescimento delle competenze tecniche e professionali.
Le relazioni tra il personale devono essere improntate al rispetto della persona in quanto tale e dell’attività da essa svolta all’interno dell’Organizzazione.
La Società non tollera richieste o minacce volte a indurre le persone ad agire contro la legge o contro il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali o personali di ciascuno. Essa, assicura ai propri dipendenti condizioni di lavoro sicure, salubri e tutela l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. garantisce, inoltre, pari opportunità nelle attività di selezione e reclutamento del personale, rifiutando qualsiasi forma di favoritismo, nepotismo o clientelismo.
Il personale ha l’obbligo di:
▪ collaborare con i colleghi, dirigenti, responsabili e/o personale in generale, nel rispetto del Regolamento interno aziendale e del CCNL di riferimento;
▪ mettere a disposizione le competenze professionali necessarie per l’espletamentodelle sue attività lavorative e mantenere un adeguato livello di aggiornamento e/o
riqualificazione professionale;
▪ osservare diligentemente le istruzioni e le disposizioni impartite da Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., nonché ogni normativa vigente applicabile;
▪ promuovere la conoscenza del Codice Etico nei confronti di tutti i soggetti con cui si intrattengono rapporti lavorativi, sia di natura formale che informale.
3.3.1 Selezione delle risorse umane e costituzione del rapporto di lavoro
La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze specifiche della Società, nel rispetto dei principi dell’imparzialità e delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati, avvalendosi
anche, in caso di necessità, del supporto di società specializzate.
Nel momento in cui inizia la collaborazione, il dipendente/collaboratore deve ricevere esaurienti informazioni riguardo alle caratteristiche delle mansioni e della funzione, agli elementi normativi e retributivi. Tutto il personale è assunto con regolare contratto, secondo
quanto previsto dagli obblighi di legge.
3.3.2 Politiche di gestione del personale, integrità e tutela della persona
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. sostiene e rispetta i diritti umani, in conformità con la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani dell’ONU. La Società promuove, pertanto, il rispetto dell’integrità fisica, culturale e morale delle proprie risorse umane, garantendo condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona (quali ingiurie, minacce, isolamento, eccessiva invadenza, altre limitazioni professionali).
Non sono ammesse né tollerate molestie sessuali; devono essere evitati comportamenti e discorsi che possano turbare la sensibilità della persona (come, a titolo di esempio, l’esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate).
Una persona che collabori con Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l., che ritenga di essere stata oggetto di molestie o di essere stata discriminata per motivi legati all’età, al genere, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose, ecc. è esortata a segnalare l’accaduto alle funzioni e organi a ciò preposte.
Si ritiene doveroso precisare che tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo del personale sono basate su considerazione di profili di merito e/o
corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori. Nel caso di riorganizzazioni è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, se necessarie,
azioni di formazione e/o riqualificazione professionale.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna a rispettare le leggi e le normative sul lavoro vigenti. Ogni dipendente è assunto con regolare contratto di lavoro e non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare, minorile o di “lavoro nero”.
3.3.3 Igiene, sicurezza e salute dei lavoratori
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna a diffondere e a consolidare la cultura della sicurezza sul lavoro, sviluppando tecniche per migliorare la consapevolezza sui rischi e la conoscenza e il rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori.
Le attività aziendali devono svolgersi nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro.
La Società si impegna pertanto a:
▪ adottare e utilizzare infrastrutture rispondenti ai requisiti essenziali in materia di sicurezza sul lavoro;
▪ adottare misure atte a mantenere un elevato livello di prevenzione e di protezione dai rischi di infortuni e di malattie professionali;
▪ garantire un’idonea informazione, formazione, sensibilizzazione e addestramento in materia di sicurezza e di salute sul lavoro.
L’obiettivo della Società è quello di proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, anche ricercando costantemente sinergie con i propri clienti e fornitori.
3.3.4 Doveri dei dipendenti e dei collaboratori
I dipendenti e/o i collaboratori devono agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti dal proprio contratto di lavoro, assicurando le prestazioni che gli sono richieste nell’ambito della propria funzione e attività lavorativa. Devono essere consapevoli che il livello di raggiungimento degli obiettivi professionali coincide con quello degli obiettivi aziendali e che è direttamente proporzionale al senso di responsabilità e lealtà investito.
Devono, inoltre, rispettare diligentemente le normative vigenti e, si precisa, è fatto obbligo di intrattenere eventuali rapporti con i soggetti pubblici in maniera conforme alla legge. Il personale deve conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni, per garantirne l’integrità e la riservatezza. E’, altresì, tenuto a elaborare i propri documenti e comunicazioni interne, e rivolte all’esterno, utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
I Dipendenti e i collaboratori devono evitare possibili situazioni di conflitto d’interessi e/o trarre profitto diretto o indiretto da possibili opportunità di cui abbiano avuto notizia inragione della posizione ricoperta.
Ogni dipendente e collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le istruzioni e procedure che ne regolano l’utilizzo. In particolare, ogni dipendente e collaboratore deve utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati ed evitare utilizzi impropri dei beni aziendali, che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza o comunque contrastanti con l’interesse dell’azienda. Ogni dipendente e collaboratore, quindi, è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate.
Il personale è tenuto a segnalare, tramite gli appositi canali (si veda paragrafo dedicato), qualsiasi violazione delle regole di condotta stabilite dal Codice Etico e/o da procedure interne.
I dipendenti e/o i collaboratori devono necessariamente onorare, con la massima accuratezza, quanto previsto dal presente Codice, dalle procedure operative interne, nonché dal CCNL di riferimento.
3.3.6 Molestie, mobbing e discriminazioni
A tutto il personale aziendale vengono garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale.

Infatti, Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. non ritiene ammissibili e condanna:
▪ abusi di potere (come, a titolo di esempio, richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni e favori personali oppure assumere atteggiamenti o compiere azioni che siano lesive della dignità e autonomia del lavoratore);
▪ atti di violenza psicologica, mobbing;
▪ comportamenti discriminatori per motivi sessuali, fisici, religiosi, politici, razziali o sindacali;
▪ atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona e delle sue convinzioni;
▪ molestie sessuali, comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità personale.
Qualora il divieto non fosse rispettato, la Società si riserva di prendere provvedimenti in
merito di tipo disciplinare.
3.3.7 Abuso di sostanze alcoliche e/o stupefacenti
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. ritiene riprovevole e condanna la prestazione dell’attività lavorativa svolta sotto gli effetti di sostanze alcoliche o stupefacenti, nonché alla consumazione di queste durante gli orari lavorativi.
Qualora il divieto non fosse rispettato, la Società si riserva di prendere provvedimenti in merito, sia di tipo disciplinare che sanzionatorio.
3.3.8 Divieto di fumo
E’ severamente vietato fumare negli ambienti di lavoro (comprese le aree passaggio – icorridoi e le scale, nonché le zone comuni) e nei luoghi dove sono conservate le attrezzature informatiche. Si precisa che anche le moderne sigarette elettroniche, o dispositivi similari, sono comprese nel suddetto divieto.
Qualora il divieto non fosse rispettato, la Società si riserva di prendere provvedimenti in merito, sia di tipo disciplinare che sanzionatorio.
3.4 RAPPORTI CON I FORNITORI
I processi di approvvigionamento sono improntati alla massima trasparenza, nonché alla sapiente allocazione delle risorse aziendali. Amministratori e Personale che, per ruolo ricoperto, prendono parte al processo di selezione e scelta del Fornitore, devono ricercare il massimo vantaggio per l’Azienda in termini di qualità della fornitura, livello del servizio, prezzo e tempi di “consegna”.
Per ogni fornitore/collaboratore è predisposto un contratto scritto, regolarmente autorizzato, redatto in conformità alle leggi vigenti, e sottoscritto dall’interessato.
Nel caso di servizi di consulenza o di prestazioni che, per la natura del loro contenuto, non siano assoggettabili a tecniche di selezione competitiva, è possibile derogare alla normale procedura, ma la fornitura deve essere approvata dal superiore gerarchico del soggetto legittimato ad autorizzare l’ordine di acquisto.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. richiede ai propri fornitori e ai propri consulenti il rispetto dei principi etici corrispondenti ai propri, ritenendo questo aspetto di
fondamentale importanza per la nascita o la continuazione di un rapporto d’affari.
Parimenti, in tutti i contratti di fornitura è presente la clausola di risoluzione del contratto in caso di mancato rispetto, in qualunque forma, del Codice Etico e del Modello
Organizzativo ai sensi del ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n.231 adottato dalla Società.
3.4.1 Integrità e indipendenza nei rapporti
Le relazioni con i fornitori/consulenti sono regolate dai principi sopra riportati e sono oggetto di un costante monitoraggio. La stipula di un contratto con fornitori/consulenti deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza cercando di evitare, per quanto
possibile, eccessi di reciproca dipendenza.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. predispone:
▪ la separazione dei ruoli tra l’unità richiedente la fornitura/servizio e l’unità
stipulante il contratto;
▪ un’adeguata ricostruibilità delle scelte adottate;
▪ strumenti per la conservazione delle informazioni nonché dei documenti ufficiali di gara e contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti.
3.5 RAPPORTI CON I CLIENTI
Il modus operandi di Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
I contratti e le comunicazioni ai Clienti della Società sono basati secondo standard di completezza, trasparenza e serietà. I contratti, inoltre, devono essere conformi alle
normative vigenti e devono essere completi, in modo da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del Cliente; vanno, quindi, stipulati senza fini elusivi e con corrispettivi congrui rispetto alla prestazione resa.
È severamente vietato a tutti i Destinatari del presente Codice Etico, Clienti quindi compresi, essere coinvolti in attività di commercializzazione degli elaborati e/o servizi atti a trarre in inganno il consumatore finale, circa quantità, qualità, origine e provenienza.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna a fornire servizi che soddisfino le ragionevoli aspettative del Cliente e ne tutelino sicurezza e incolumità, secondo adeguati standard di qualità, e sulla piena conformità dei suddetti “prodotti” e servizi con quanto previsto nei propri standard contrattuali e con la normativa vigente.
3.6 RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
I rapporti con la Pubblica Amministrazione (a seguito “P.A.”), le Istituzioni di Stato o internazionali, devono essere improntati al rispetto dei principi di trasparenza, chiarezza e correttezza e tali da non indurre a interpretazioni falsate, parziali o fuorvianti da parte dei soggetti istituzionali pubblici con cui si intrattengono rapporti a vario titolo.
L’assunzione di impegni con le Istituzioni Pubbliche locali, regionali, statali, comunitarie o internazionali è riservata esclusivamente alle funzioni preposte e autorizzate. Per questo motivo è necessario che sia raccolta e conservata ordinatamente la documentazione che riassume le procedure attraverso le quali Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. è entrata in contatto con tali istituzioni.
Fermo quanto indicato al paragrafo 3.1.6 – Omaggi, regalie e altre forme di benefici, i dipendenti e collaboratori, i rappresentanti della Società e coloro che hanno il potere di intrattenere rapporti e di impegnare la Società nei confronti della P.A., di Istituzioni e di Autorità Pubbliche, non devono promettere od offrire a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio né ai dipendenti in genere di detti enti pubblici, denaro, beni o altre utilità di vario genere, al fine di promuovere e favorire i propri interessi o gli interessi della Società o anche per compensarli o ripagarli per un atto del loro ufficio, né per ottenere l’esecuzione di un atto contrario ai doveri del loro ufficio.
Nel corso di una trattativa d’affari, di una richiesta o di un rapporto commerciale con la P.A. non devono essere esaminate, né tantomeno proposte, opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale, né sollecitare né ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
Ogni regalo, atto di cortesia commerciale, omaggio, forma di ospitalità e qualsiasi altra forma di beneficio sono consentiti soltanto se di “modico valore” e tali da non
compromettere l’integrità e la reputazione delle parti, nonché da non poter essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come atti destinati ad ottenere vantaggiin modo improprio.
È vietata qualsiasi attività diretta (anche attraverso interposta persona) finalizzata ainfluenzare l’indipendenza di giudizio che assicuri conseguentemente un qualsiasi
vantaggio alla Società.
Qualsiasi dipendente e collaboratore che riceva, direttamente o indirettamente, proposte di benefici da pubblici funzionari, dipendenti in genere della P.A., o di altre Istituzioni Pubbliche, deve immediatamente riferirne alla figura preposta.
I rapporti con le Autorità Giudiziarie e con gli organi di Polizia Giudiziaria, di ogni ordine e grado, devono essere improntati alla logica della massima trasparenza, correttezza e collaborazione; a tal proposito, i Destinatari del presente Codice Etico – soprattutto qualora vengano coinvolti in procedimenti giudiziari – dovranno astenersi dall’adottare comportamenti reticenti, omissivi o che possano risultare, anche indirettamente e/o involontariamente, di intralcio all’operato degli organi di Giustizia e di Polizia.
Analogamente, i Destinatari dovranno astenersi da qualsivoglia pressione o minaccianonché da offerta di denaro o altra utilità, rivolta a indurre un soggetto a non rendere dichiarazioni, o a rendere dichiarazioni false, davanti all’Autorità Giudiziaria.
3.7 RAPPORTI CON LA COLLETTIVITÀ
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. intende condurre ogni attività nel rispetto dellecomunità locali, anche al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione.
La Società si impegna a non intrattenere né direttamente né indirettamente rapportifinanziari, economici e commerciali con soggetti che vìolino, in qualsiasi modo, le norme in materia di salvaguardia del lavoro minorile e di tutela delle donne e/o esercitino le attività
di procacciamento o utilizzo illegale delle forze lavoro attraverso traffico di immigrati otratta di schiavi. È vietata qualsiasi attività e iniziativa, anche pubblicitaria nonché l’utilizzo di mezzi o strumenti informatici o turistici, che possa favorire o agevolare la pornografia e/o la prostituzione minorile, ivi compresa la partnership con soggetti operanti in tali settori.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici, di organizzazioni sindacali e associazioni in generale, ad esempio, tramite concessione di strutture della Società, accettazione di segnalazioni per le assunzioni,
contratti di consulenza, ecc..
Ciascun Destinatario riconosce che qualunque forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base puramente personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese e in conformità alla normativa vigente.
A tutela della concorrenza e del mercato la Società esplicita di non sottoscrivere accordi conaltre società che possano influenzare negativamente il regime di concorrenza tra i vari operatori del mercato di riferimento, nel pieno rispetto delle normative nazionali ed
internazionali.
Tutti i Destinatari del presente Codice Etico devono astenersi da indebite pressioni, artifizi e altre attività che possano turbare il libero esercizio della concorrenza sul mercato e lo svolgimento dell’attività commerciale e imprenditoriale altrui.
La comunicazione con i mass media da parte della Società, qualora vi sia l’occasione, deve essere completa, trasparente e veritiera, improntata al rispetto della normativa vigente.
Nessuno può fornire informazioni inerenti alla Società senza autorizzazione della Direzione e ferma restando la normativa in tema di riservatezza.
4. IL SISTEMA DISCIPLINARE
La violazione dei principi definiti nel Codice Etico e di Comportamento compromette il rapporto di fiducia tra Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. e chiunque commetta l’inosservanza.
Le violazioni, una volta accertate, saranno perseguite con tempestività e in applicazione dei seguenti canoni:
– Tipicità: precisa individuazione dei comportamenti che possono dare luogo a un’azione disciplinare;
– Proporzionalità, in base al quale la natura e l’entità della sanzione è parametrata alla gravità dell’infrazione;
– Preventiva individuazione della procedura da adottare al fine della irrogazione della sanzione disciplinare.
5. GLI STRUMENTI DI ATTUAZIONE
5.1 APPROVAZIONE E SUCCESSIVE REVISIONI DEL CODICE ETICO
Il Codice è stato regolarmente approvato dall’organo amministrativo e viene diffuso secondo i criteri elencati nel paragrafo seguente.
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si impegna dedicare attenzione a revisioni e aggiornamenti periodici, allo scopo di assicurare che il Codice sia sempre in linea con l’evoluzione della Società, oltre che conforme alle normative in vigore.
5.2 DIFFUSIONE DEL CODICE ETICO
Top Secret Investigazioni e Sicurezza S.r.l. si assume la responsabilità nel favorire la conoscenza del Codice Etico e a far rispettare le norme di comportamento in esso contenute. È compito dell’Organismo di Vigilanza monitorare il funzionamento, l’attuazione e l’osservanza del Codice, così come previsto nella normativa di riferimento (D.Lgs. n. 231/01 e s.m.i.).
La Società, inoltre, si impegna a:
▪ una adeguata divulgazione, mediante una riunione introduttiva volta al personale, la pubblicazione sul sito aziendale, comunicazione interna ai lavoratori e sensibilizzazione documentata nei rispetti dei partners, Clienti e fornitori, fornendo, in questa maniera, massima accessibilità alle prescrizioni in esso contenute;
▪ l’illustrazione del contenuto e consegna di una copia aggiornata a tutti i Dipendenti neo-assunti;
▪ un programma periodico di informazione e formazione sul contenuto e sul significato del Codice.
5.3 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO
Le violazioni del Codice Etico, quest’ultimo essendo parte integrante del modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, comportano l’attivazione del Sistema Disciplinare adottato dalla Società.
Le previsioni di cui sopra, peraltro, si conformano alla disciplina introdotta dal D. lgs. n. 24/2023, che ha radicalmente modificato la normativa in materia di whistleblowing, raccogliendo – in un unico testo normativo – l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato.

CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO TOP SECRET SERVIZI FIDUCIARI SRL

SOMMARIO
1. PREMESSA ……………………………………………………………………………………………………………… 4
1.1 TOP SECRET SERVIZI FIDUCIARI……………………………………………………………………………… 6
1.1.1 La visione etica …………………………………………………………………………………………… 10
1.2 LA STRUTTURA DEL CODICE ………………………………………………………………………………… 10
1.3 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO ………………………………………………..
1.4 RIFERIMENTI NORMATIVI …………………………………………………………………………………….. 10
1.5 I DESTINATARI …………………………………………………………………………………………………… 10
1.6 L’ORGANISMO DI VIGILANZA ……………………………………………………………………………… 12
2. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO………………………………………………………………………. 14
2.1 ONESTÀ …………………………………………………………………………………………………………….. 14
2.2 RISPETTO DELLE LEGGI, CODICI E REGOLAMENTI VIGENTI ……………………………………….. 14
2.3 TRASPARENZA, CORRETTEZZA E COMPLETEZZA DELLE INFORMAZIONI ……………………. 14
2.4 RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI ………………………………………………………………….. 15
2.5 CENTRALITÀ DELLA PERSONA ……………………………………………………………………………… 16
2.6 IMPARZIALITÀ E PARI OPPORTUNITÀ …………………………………………………………………….. 16
2.7 SALUTE, SICUREZZA E RISPETTO DELL’AMBIENTE …………………………………………………… 17
2.8 TUTELA DELLE RISORSE ORGANIZZATIVE ………………………………………………………………. 17
2.9 DILIGENZA E CORRETTEZZA NELLA GESTIONE DEI CONTRATTI ………………………………… 17
2.10 CONCORRENZA LEALE ………………………………………………………………………………………. 17
2.11 ORIENTAMENTO VERSO LA QUALITÀ ………………………………………………………………….. 18
3. NORME DI COMPORTAMENTO ………………………………………………………………………… 18
3.1 GENERALI ………………………………………………………………………………………………………….. 18
3.1.1 Lotta nei confronti dei comportamenti illeciti…………………………………………….. 18
3.1.2 L’attenzione alla corretta gestione dei flussi di denaro e contrasto alla
corruzione e antiriciclaggio ………………………………………………………………………………… 19
3.1.3 Lotta nei confronti del conflitto d’interesse…………………………………… 20
3.1.4 La gestione degli affari ………………………………………………………………………………. 20
3.1.5 Accuratezza e trasparenza delle registrazioni contabili……………………… 20
3.1.6 Tutela della Privacy……………………………………………………………………………………. 20
TOP SECRET SERVIZI FIDUCIARI SRL
Sede Legale: Via D. Turazza 1 – 35128 Padova / Sede Operativa: Via R. Zandonai 4 – 44124 Ferrara
C.F. e P.IVA: 02087660383
Tel: 049-8150308
PEC: topsecretservizifiduciari@legalmail.it – Mail: servizifiduciari@topsecret.it
3.1.7 Tutela dei beni aziendali – strumenti informatici……………………………………….. 20
3.1.8 Tutela delle informazioni, della proprietà industriale e intellettuale ………….. 22
3.1.9 Omaggi, regalie e altre forme di benefici ……………………………………………………. 23
3.2 IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE, IL COLLEGIO SINDACALE E GLI ASSOCIATI……… 24
3.3 RAPPORTI CON IL PERSONALE ……………………………………………………………………………… 23
3.3.1 Selezione delle risorse umane e costituzione del rapporto di lavoro ………….. 24
3.3.2 Politiche di gestione del personale, integrità e tutela della persona ……………. 24
3.3.3 Valorizzazione e gestione dei dipendenti e dei collaboratori ……………………… 25
3.3.4 Igiene, sicurezza e salute dei lavoratori ……………………………………………………… 25
3.3.5 Doveri dei dipendenti e dei collaboratori …………………………………………………… 26
3.3.6 Molestie, mobbing e discriminazioni …………………………………………………………. 27
3.3.7 Abuso di sostanze alcoliche e/o stupefacenti …………………………………………….. 27
3.3.8 Divieto di fumo ………………………………………………………………………………………….. 27
3.4 RAPPORTI CON I FORNITORI ………………………………………………………………………………… 28
3.4.1 Integrità e indipendenza nei rapporti ………………………………………………………… 28
3.5 RAPPORTI CON I CLIENTI …………………………………………………………………………………….. 29
3.6 RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ………………………………………………….. 29
3.7 RAPPORTI CON LA COLLETTIVITÀ …………………………………………………………………………. 31
4. IL SISTEMA DISCIPLINARE ………………………………………………………………………………… 33
5. GLI STRUMENTI DI ATTUAZIONE …………………………………………………………………….. 33
5.1 APPROVAZIONE E SUCCESSIVE REVISIONI DEL CODICE ETICO …………………………………. 33
5.2 DIFFUSIONE DEL CODICE ETICO …………………………………………………………………………… 33
5.3 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO …………………………………………………………………………… 34
5.3.1 Segnalazione di violazione …………………………………………………………………………. 35
6. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO …………………………………………………………………………. 36
TOP SECRET SERVIZI FIDUCIARI SRL
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PEC: topsecretservizifiduciari@legalmail.it – Mail: servizifiduciari@topsecret.it

1. PREMESSA
Il Codice Etico e di Comportamento di Top Secret Servizi Fiduciari S.r.l., può definirsi come la “carta costituzionale” della Società, ovvero una carta dei diritti e dei doveri morali che definisce la responsabilità etico-sociale di ogni partecipante all’Organizzazione. Esso costituisce un mezzo a disposizione di Top Secret Servizi Fiduciari per prevenire comportamenti irresponsabili, o illeciti, da parte di chi opera in nome e per conto dell’Azienda, poiché introduce una definizione chiara ed esplicita delle responsabilità etiche e sociali dei propri Amministratori, Soci, Dirigenti, Quadri, Dipendenti, Collaboratori e Fornitori verso la Società e nei confronti degli altri portatori di interessi (Parti Interessate). Il Codice Etico, pertanto, costituisce il principale strumento strategico di implementazione dell’etica e della gestione socialmente responsabile all’interno della Società ed è considerato uno strumento per lo “stakeholder engagement” e lo “stakeholder management”, ossia un mezzo per garantire sia una gestione equa ed efficace delle transazioni e delle relazioni umane, sia il sostenimento della reputazione dell’Azienda, in modo da creare fiducia dall’esterno verso l’interno e viceversa. Il presente Codice Etico è parte integrante e fondamentale del Modello Organizzativo, di Gestione e Controllo che Top Secret Servizi Fiduciari ha adottato in conformità alle disposizioni di cui al Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231. Si esplicita, inoltre, che i principi contenuti nel Codice Etico coesistono e si fondono con le prescrizioni definite nel CCNL di riferimento.
La predisposizione del presente documento è avvenuta mediante consultazione delle principali Parti Interessate, in modo da giungere alla redazione di un documento
condiviso e, come tale, maggiormente efficace.
L’Organo Amministrativo di Top Secret Servizi Fiduciari si impegna ad ascoltare la voce dei vari portatori di interessi, ponendosi nell’ottica del miglioramento continuo; il
documento, pertanto, sarà oggetto di revisione periodica e costante.
Il riferimento al termine Top Secret Servizi Fiduciari nel contesto del presente documento va inteso come riferito all’Organizzazione nel suo complesso, come soggetto di imputazione di diritti, doveri e responsabilità ai sensi della normativa in materia (ex D.Lgs.231/01) che attua tutto ciò attraverso gli organi, le strutture organizzative ed ogni singolo soggetto, per quanto di competenza.
Altresì, il presente Codice Etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività assunti dai lavoratori di Top Secret Servizi Fiduciari nel rispetto dei legittimi interessi dei Soci, delle risorse umane, dei Clienti e dei Partners.
1.1 TOP SECRET SERVIZI FIDUCIARI
Top Secret Servizi Fiduciari opera nel settore dei servizi di controllo delle infrastrutture di servizio, custodia degli oggetti consegnati, controllo degli accessi con impedimento di ingresso a sconosciuti, registrazione di visitatori, regolazione dell’afflusso delle autovetture nei parcheggi, portierato e guardiania.
L’oggetto sociale di TOP SECRET SERVIZI FIDUCIARI S.r.l., come definito dall’art. 3 dello Statuto vigente, è il seguente:
“La società, con riferimento ai requisiti ed agli interessi dei soci, ha per oggetto le seguenti attività:
– servizio di portierato, custodia, vigilanza non armata e vigilanza antincendio;
– servizi per la conservazione e la tutela del patrimonio mobiliare ed immobiliare ed in particolare:
servizi di operatore logistico, di controllo degli accessi e regolazione del flusso di persone e merci, di segreteria, di reception, di assistenza, organizzazione e promozione di manifestazioni di qualsiasi genere, anche con fornitura di interpreti, traduttori, hostess;
– servizi di assistenza portuale ed aeroportuale;
– servizi di prevenzione incendi, di pulizia e manutenzione di parchi e giardini;
– servizi ausiliari alle aziende;
– servizi di segretariato, anche con messa a disposizione di locali idonei, servizi amministrativi,
tecnici ed organizzativi, servizi di immissione dati;
– servizi di facchinaggio per conto terzi, siano essi imprese individuali, collettive o persone giuridiche, enti pubblici (civili o militari) o privati;
– servizi di pubbliche relazioni, servizi di formazione e riqualificazione professionale;
– servizi di custodia di beni, gestione di spazi per il ricovero di autoveicoli, motoveicoli e cose in genere;
– servizi di lavorazione, ricontazione e trattamento valori;
– servizio di ritiro, trasporto e recapito corrispondenza e plichi – mail box;
– servizi di centralizzazione di segnalazioni di allarmi, di telesoccorso, di video sorveglianza, di
monitoraggio ambientale e prevenzione rischi ecologici;
– servizi rivolti alla incolumità ed alla sicurezza delle persone nei luoghi di lavoro;
– attività di vigilanza ed investigazione, ex. art. 134 TULPS, nei modi e termini di cui al d.m. 269/10 previa richiesta ed autorizzazione di legge;
– l’acquisto, la vendita, la permuta, la locazione, la conduzione e l’amministrazione di beni immobili in genere;
– la costruzione, la ristrutturazione, la manutenzione ed attività complementari nel ramo dell’edilizia;
– la produzione di servizi, in special modo nel ramo riguardante l’attività edilizia, quali:
a) la formazione e l’addestramento del personale; la ricerca e la valutazione del personale anche tramite l’utilizzo di test;
b) l’attività di produzione di servizi pubblicitari, di marketing e di assistenza commerciale in qualunque forma;
c) l’organizzazione del lavoro, anche tramite il coordinamento di prestazioni professionali di terzi apportando alle imprese connesse con l’attività edilizia ogni sussidio in ordine all’impianto di nuove attività ed al metodo di conduzione di quelle già esistenti che possa provocare un aumento della produttività, un miglioramento della qualità dei prodotti, una diminuzione dei costi ed in genere un miglioramento del sistema di lavoro e gestione;
– servizi, quali pulizia ordinaria e straordinaria, custodia e manutenzione ordinaria nonché tutto quanto attiene l’ordinaria gestione di immobili privati o
– manutenzione del verde;
– assunzione di lavori di disinfestazione, derattizzazione, sanificazione, pulizia e disinfestazione di mezzi di trasporto di qualsiasi tipo, di pulizia di materiale rotabile, di pulizia e disinquinamento del mare ed in genere di qualsiasi bacino idrico (pozzi, fiumi, laghi, canali, acquedotti e quant’altro), di derattizzazione e disinfezione di ogni ambiente, di gestione e/o conduzione, in ogni sua forma, di mense, bar, ristoranti e stabilimenti ginnici di ogni tipo, rassetto camere, sguatteria e lavaggio
stoviglie e servizi connessi per enti pubblici e privati;
– studio e ricerca, direttamente o mediante convenzione, purché strumentali all’oggetto sociale;
– l’attività di facility management;
– servizi in ambito di formazione e consulenza in materia di sicurezza sul lavoro;
– organizzazione e gestione di corsi professionali riguardanti l’area HACCP, l’igiene, la sicurezza alimentare e la sicurezza sul lavoro, per addetti antincendio e per addetti alle squadre di primo soccorso;
– fornitura, noleggio, manutenzione, collaudo e revisione di estintori;
– commercio al dettaglio ed all’ingrosso di prodotti antinfortunistici ed antincendio;
– servizi di logistica;
– gestione centralino, front e back office, manutenzione, consegne a domicilio, traslochi, scaffalamento, installazione, manutenzione e gestione di impianti elettrici, meccanici (termici), idrici, speciali quali soluzioni di sicurezza fisica, sistemi anti-intrusione, TVCC (televisione circuito chiuso), porte scorrevoli, tornelli, serrande automatizzate, cancelli e manutenzione civili;
– progettazione, installazione, gestione e manutenzione di impianti antincendio;
– l’attività di energy management;
– servizi ausiliari quali la gestione spazi, cura del verde, attività di giardinaggio, raccolta e smaltimento rifiuti, gestione flotta auto, servizi di ristorazione e catering;
– vendita all’ingrosso ed dettaglio di d.p.i. (dispositivi di protezione individuale), prodotti per sanificazioni, pulizie, igienizzazioni, abiti da lavoro, macchinari per attività di sanificazione e pulizia;
– consulenza di direzione e di organizzazione aziendale;
– l’attività di portierato, custodia, vigilanza non armata e vigilanza antincendio;
– noleggio di auto con e senza conducente;
– l’attività di hostess e steward;
– consulenza sulla sicurezza ed, in particolare, analisi e progettazione di servizi integrati di sicurezza, risk analysis.
La società potrà altresì compiere tutte le operazioni mobiliari, immobiliari, industriali, commerciali e finanziarie necessarie od utili al conseguimento dell’oggetto sociale, nel rispetto dei decreti legislativi 385/1993 e 58/1998 e sempre a tal fine potrà, purchè in misura non prevalente ed al solo
scopo del conseguimento dell’oggetto sociale:
– stipulare mutui fondiari assistiti da garanzie ipotecarie, assumere obbligazioni cambiarie, prestare garanzie reali o personali, anche a favore di terzi, avalli e fideiussioni, prendere o concedere in locazione od affitto beni immobili, aziende o singoli rami aziendali di ogni tipo;
– assumere interessenze e partecipazioni, non nei confronti del pubblico e in altre società aventi oggetto analogo od affine al proprio. Qualora tali interessenze riguardassero titoli non nominativi o al portatore, dovranno essere rispettate le norme di cui al decreto legislativo 58/1998 per quanto
riguarda l’intervento di intermediari abilitati”.
La struttura organizzativa della Società è descritta in dettaglio nell’organigramma aziendale, nel quale vengono individuate le funzioni e i relativi responsabili. Tale struttura organizzativa è aggiornata in maniera costante, in ragione delle eventuali evoluzioni e/o modificazioni aziendali.

1.1.1 La visione etica
Top Secret Servizi Fiduciari rispetta le aspettative legittime delle proprie Parti Interessate, ovvero quei soggetti (intesi nel senso di individui, gruppi, organizzazioni) che
intrattengono con la Società relazioni significative e i cui interessi sono a vario titolo coinvolti nell’attività lavorativa, in modo coerente con la ‘missione’.
In particolare, sono Parti Interessate in primo luogo i soci, i dipendenti, i collaboratori interni ed esterni, i clienti, i fornitori, i consulenti, le Pubbliche Amministrazioni, le organizzazioni sindacali. In senso allargato, invece, sono inoltre Parti Interessate tutti quei singoli, o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di Top Secret Servizi Fiduciari, per le relazioni di scambio che intrattengono con essa o perché ne sono significativamente influenzati.
La Società aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con le sue Parti Interessate, e cerca di perseguire la propria missione ricercando il contemperamento degli interessi coinvolti. Questo Codice è improntato, dunque, a un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte.
1.2 LA STRUTTURA DEL CODICE
Il Codice Etico si compone di tre parti principali:
I. nella prima sono stabiliti ed enunciati i principi etici generali ai quali Top Secret Servizi Fiduciari, in tutte le sue componenti, ispira la propria azione;
II. nella seconda, vengono dettate le specifiche norme di comportamento suddivise per le varie tipologie di destinatari;
III. la terza e ultima parte definisce la struttura di attuazione e controllo dell’effettiva applicazione del presente documento.
1.3 I DESTINATARI
I principi e le disposizioni del presente Codice Etico costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà che qualificano
l’adempimento delle prestazioni lavorative e il comportamento che il dipendente o il collaboratore è tenuto ad osservare. I valori, principi e le regole di condotta definiti all’interno del Codice hanno quali primari destinatari tutti coloro i quali tutti devono attenersi ai principi e alle disposizioni del
Codice Etico, tutelando, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l’immagine di Top Secret Servizi Fiduciari, preservando così l’integrità del patrimonio tangibile e intangibile aziendale.
Questi sono:
▪ i Soci;
▪ l’Organo Amministrativo;
▪ i Dirigenti;
▪ i Dipendenti;
▪ i Collaboratori (intesi come tutti i soggetti che operano per conto della Società in
virtù di un contratto di collaborazione o assimilabile), anche occasionali;
▪ i Fornitori di beni e di servizi;
▪ i Partners commerciali;
▪ i Clienti.
In particolare, l’Organo Amministrativo della Società è tenuto ad ispirarsi ai principi del Codice Etico nel fissare gli obiettivi della Società stessa, nel proporre gli investimenti e nel realizzare progetti, nonché in qualsiasi decisione e/o azione relativa alla gestione della
Società.
Ugualmente, i Dirigenti nel dare concreta attuazione all’attività di direzione dovranno ispirarsi ai medesimi principi, sia all’interno della Società – rafforzando, così, la coesione e Nlo spirito di reciproca collaborazione – sia nei confronti dei terzi che entrano in contatto
con la Società stessa.
I dipendenti e i collaboratori della Società, nonché i partners in relazioni d’affari e tutti coloro che intrattengono rapporti contrattuali con Top Secret Servizi Fiduciari, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del Codice.
I valori e i principi espressi nel presente documento sono validi per tutte le categorie di stakeholder, ovvero per i diversi portatori di interessi di Top Secret Servizi Fiduciari, come, a titolo di mero esempio, le Pubbliche Amministrazioni, le parti sociali, le comunità locali, i mass media, ecc.
1.4 L’ORGANISMO DI VIGILANZA
Con la adozione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e s.m.i. e del Codice Etico aziendale, viene istituito l’Organismo di Vigilanza (a seguito anche “O.d.V.”), organo a cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento del Modello e sulla sua effettiva applicazione, nonché di curarne l’aggiornamento.
L’Organismo di Vigilanza è autonomo, indipendente e competente in materia di controllo dei rischi connessi alla specifica attività svolta dalla Società e ai relativi profili giuridici.
L’O.d.V. ha il compito di vigilare costantemente:
▪ sull’osservanza del Modello da parte degli organi sociali, dei dipendenti e dei consulenti della Società;
▪ sull’effettiva efficacia del Modello nel prevenire la commissione dei reati di cui al Decreto;
▪ sull’attuazione delle prescrizioni del Modello nell’ambito dello svolgimento delle attività della Società;
▪ sull’aggiornamento del Modello, nel caso in cui si riscontri la necessità di adeguare lo stesso a causa di cambiamenti sopravvenuti alla struttura e all’organizzazione
aziendale o al quadro normativo di riferimento;
▪ sull’attuazione ed effettiva efficacia del Codice Etico aziendale, in quanto questo documento è parte integrante e fondamentale del Modello prima citato.
L’Organismo di Vigilanza deve restare estraneo ad ogni forma di interferenza e pressione da parte dei vertici operativi e non essere in alcun modo coinvolto nell’esercizio di attività operative e decisioni gestorie.

L’O.d.V. non deve trovarsi in situazione di conflitto di interesse e non devono essere attribuiti all’Organismo nel suo complesso, ma anche ai singoli componenti, compiti
operativi che ne possano minare l’autonomia.
Deve riportare al massimo vertice operativo aziendale e con questo deve poter dialogare “alla pari”.
I componenti dell’O.d.V., nonché tutti i soggetti dei quali l’O.d.V. si avvale, a qualsiasi titolo, sono tenuti all’obbligo di riservatezza su tutte le informazioni delle quali sono venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni o mansioni. L’Organismo di Vigilanza è nominato con delibera dell’Organo Amministrativo e rimane
in carica per un periodo non superiore a tre anni, indipendentemente dalla durata del mandato dell’Organo Amministrativo medesimo.
Top Secret Servizi Fiduciari si è dotata di un Organismo di Vigilanza monocratico.
Per specifiche si faccia riferimento al Capitolo 4 – “L’Organismo di Vigilanza” del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 di Top Secret Servizi Fiduciari.
2. PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
Top Secret Servizi Fiduciari, consapevole che tutte le attività devono essere svolte nel rispetto delle leggi, con onestà, trasparenza, integrità morale, correttezza e buona fede, in conformità alle regole poste a tutela della concorrenza, ritiene importante definire l’insieme dei principi e valori che la Società riconosce, accetta e condivide, nonché l’insieme delle responsabilità che la stessa assume sia nei rapporti interni sia volti all’esterno.
2.1 ONESTÀ
L’onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività di Top Secret Servizi
Fiduciari, le sue iniziative, i suoi rendiconti e le sue comunicazioni e costituisce valore essenziale della gestione organizzativa. I rapporti con le Parti Interessate, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
2.2 RISPETTO DELLE LEGGI, CODICI E REGOLAMENTI VIGENTI
La Società si impegna a rispettare tutte le leggi e le direttive nazionali e internazionali, nonché tutte le prassi generalmente riconosciute.
Tutti i Destinatari del presente documento sono tenuti al rispetto della normativa vigente, del Codice Etico e delle norme interne aziendali; in nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare un operato non conforme alle stesse.
2.3 TRASPARENZA, CORRETTEZZA E COMPLETEZZA DELLE INFORMAZIONI
Top Secret Servizi Fiduciari coopera con le Autorità Istituzionali e gli organi interni di controllo e altrettanto viene richiesto da ogni lavoratore in relazione della funzione svolta.
Ogni azione, operazione e/o transazione deve essere gestita con la massima correttezza, completezza e trasparenza.
In particolar modo non sono consentiti:
▪ lo sfruttamento abusivo, nell’interesse personale o di terzi, del nome e della reputazione della Società, nonché delle informazioni acquisite e delle opportunità
di affari individuate nello svolgimento del lavoro o della funzione;
▪ l’uso di beni e attrezzature aziendali per scopi diversi da quelli per cui sono assegnati o resi disponibili.
Le evidenze finanziarie, contabili e gestionali e ogni altra comunicazione della Società devono rispondere ai requisiti di completezza e accuratezza.
La comunicazione verso le proprie Parti Interessate è improntata al rispetto del diritto all’informazione. In nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o
tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione deve rispettare le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale ed essere realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività,
salvaguardando, tra l’altro, i segreti industriali. Tutte le informazioni relative alla Società, nonché il Codice Etico, sono disponibili
attraverso i canali dedicati creati a cura della Società, così da permetterne la massima fruibilità.
2.4 RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI
Top Secret Servizi Fiduciari, fatto salvo gli obblighi di legge e contrattuali, tutela la riservatezza delle informazioni relative alle proprie Parti Interessate e garantisce la
privacy della corrispondenza e della documentazione personale dei propri Dipendenti.
Il Personale deve astenersi dall’utilizzare informazioni riservate per scopi non riconducibili allo svolgimento della propria attività (come, a titolo di esempio, rivendere informazioni relative ai Clienti, ecc.): le informazioni acquisite dai dipendenti e collaboratori appartengono alla Società medesima e non possono essere utilizzate,
comunicate o divulgate senza specifica autorizzazione.
A tal riguardo, ogni dipendente e collaboratore dovrà:
▪ acquisire e trattare solamente dati necessari e direttamente connessi alle proprie
funzioni;
▪ conservare i suddetti dati in modo da impedire a terzi estranei di assumerne
conoscenza;
▪ utilizzare le apposite procedure stabilite per la comunicazione e la divulgazione dei dati ovvero chiederne autorizzazione alla persona a ciò delegata, nel rispetto della
normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali;
▪ monitorare e rispettare i vincoli di confidenzialità, discendenti dai rapporti trattati con i terzi.
2.5 CENTRALITÀ DELLA PERSONA
Top Secret Servizi Fiduciari promuove il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona, la libertà di associazione e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri.
In particolare, la Società tutela e promuove il valore delle risorse umane, allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze e delle
conoscenze possedute da ciascun collaboratore.
2.6 IMPARZIALITÀ E PARI OPPORTUNITÀ
Top Secret Servizi Fiduciari si impegna ad assicurare che non sussistano, o che comunque vengano portate al minimo, eventuali minacce all’imparzialità nello svolgimento delle attività.
Il Codice è improntato su un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte, nel rispetto del ruolo di ciascuno. La Società richiede pertanto che ciascuno dei destinatari e degli interlocutori esterni agisca secondo principi e regole ispirate ad un’analoga idea di condotta etica.
Inoltre, Top Secret Servizi Fiduciari evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder.
2.7 SALUTE, SICUREZZA E RISPETTO DELL’AMBIENTE
Top Secret Servizi Fiduciari si impegna ad assicurare ai propri dipendenti e collaboratori condizioni di lavoro sicure, salutari rispettose della dignità individuale e garantisce la loro integrità fisica e morale.
L’ambiente è un bene primario che la Società si impegna a salvaguardare, nel rispetto dei principi dello sviluppo sostenibile. A tal fine, programma le proprie attività ricercando un continuo equilibrio tra iniziative economiche, sicurezza delle operazioni e minimizzazione degli impatti ambientali. I Dipendenti, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e di terzi.
Tutto il personale è tenuto a rispettare le politiche aziendali nei riguardi della raccolta differenziata.
2.8 TUTELA DELLE RISORSE ORGANIZZATIVE
Top Secret Servizi Fiduciari assicura la protezione del proprio patrimonio intellettuale, consentendone l’accesso alle sole persone autorizzate ed evitando l’utilizzo di
informazioni riservate da parte dei collaboratori per scopi diversi dall’esercizio della propria attività. Garantisce, inoltre, la conservazione e la protezione del patrimonio fisico istruendo i propri dipendenti e collaboratori all’uso corretto dei beni e delle risorse a loro affidati per l’esercizio delle attività: la Società, infatti, richiede che tutto il Personale nonfaccia uso improprio dei beni affidati o permetta che altri lo facciano.
2.9 DILIGENZA E CORRETTEZZA NELLA GESTIONE DEI CONTRATTI
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Top Secret Servizi Fiduciari si impegna a non sfruttare, a
proprio vantaggio, condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.
2.10 CONCORRENZA LEALE
Tutte le attività, interne ed esterne, devono essere improntate alla massima lealtà ed integrità, operando con senso di responsabilità, in buona fede, stabilendo rapporti
professionali e commerciali corretti, nonché tendendo alla valorizzazione e salvaguardiadel patrimonio aziendale. Infatti, la Società intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e di posizione dominante.
2.11 ORIENTAMENTO VERSO LA QUALITÀ
Top Secret Servizi Fiduciari svolge la propria attività secondo standard di qualità ed efficienza, perseguendo il miglioramento continuo dell’Organizzazione, delle risorse umane e tecniche. La Società procede con continuità al monitoraggio dei fattori indicanti la qualità del servizio, al fine di garantirne lo standard di livello e di consentirne il miglioramento.
3. NORME DI COMPORTAMENTO
3.1 GENERALI
3.1.1 Lotta nei confronti dei comportamenti illeciti
Top Secret Servizi Fiduciari, in coerenza con i valori di onestà e trasparenza, si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare comportamenti illeciti. In particolare, non consente che siano versate somme di denaro o esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti alla Società stessa. Vieta l’accettazione di doni o favori da parte di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia.

Top Secret Servizi Fiduciari condanna fermamente qualsiasi forma di mafia e criminalità organizzata. Particolare impegno sarà profuso dalla Società nella verifica dei requisiti di onorabilità e affidabilità in capo alle controparti commerciali, quali, ad esempio, fornitori, consulenti, clienti, partners. Tale attenzione verrà prestata sia nella fase precedente all’instaurazione del rapporto sia nel corso dello stesso, mediante richiesta delle
informazioni necessarie ad appurarne integrità morale, rispettabilità, affidabilità e legittimità delle attività realizzate.
3.1.2 L’attenzione alla corretta gestione dei flussi di denaro, il contrasto alla corruzione e antiriciclaggio e la lotta nei confronti del conflitto di interesse
– Top Secret Servizi Fiduciari richiede particolari attenzioni e accortezza nella ricezione e spendita di monete, banconote, titoli di credito e valori in genere, al fine
di evitare il pericolo di immissione sul mercato di valori contraffatti o alterati;
– I Destinatari del presente documento non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare la ricettazione, il riciclaggio (cioè l’accettazione o il
trattamento) e l’impiego di incassi monetari, beni o altre utilità derivanti da attività illecite e criminali, in qualsivoglia forma o modo, osservando in maniera rigorosa le
leggi in materia di antiriciclaggio;
– I dipendenti ed i collaboratori devono richiedere e verificare in via preventiva le informazioni necessarie (incluse le informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro affidabilità e rispettabilità e la legittimità della loro attività, prima di instaurare
con questi ogni rapporto di lavoro e commercializzazione;
– i Destinatari del presente Codice Etico devono assicurare la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata e in uscita e, quindi, la piena conformità alle leggi in
materia di antiriciclaggio;
– viene condannata ogni forma di corruzione, sia tra privati sia nelle relazioni con le Autorità Pubbliche;
– ogni operazione e transazione avente rilevanza economica, finanziaria e patrimoniale, deve avere una registrazione adeguata e deve essere supportata da relativa documentazione, al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione dei relativi controlli e all’individuazione delle singoleresponsabilità;
– Top Secret Servizi Fiduciari cura la tempestiva elaborazione dei rendiconti finanziari periodici, in modo che siano completi, accurati, attendibili e
comprensibili.
– La Società opera con la massima trasparenza a livello amministrativo e contabile, garantendo veridicità e completezza delle informazioni relative ad ogni registrazione contabile, in particolare per quanto attiene agli adempimenti relativi al bilancio e ai documenti correlati.
– Nello svolgimento del proprio lavoro i Destinatari sono tenuti a evitare ogni possibile conflitto di interessi, con particolare riferimento a interessi personali e/o
familiari che potrebbero influenzare l’indipendenza del proprio giudizio ed entrare in contrasto con le responsabilità nei confronti di Top Secret Servizi Fiduciari.
– Ogni Destinatario deve immediatamente riferire al proprio Responsabile o all’organo amministrativo, qualsiasi situazione che costituisca o possa generare un
conflitto di interessi. In particolare, il dipendente deve comunicare l’esistenza di un rapporto di lavoro stabile o temporaneo, o una relazione di tipo finanziario,
commerciale, professionale, familiare, con entità esterne a Top Secret Servizi Fiduciari che possa influire sull’imparzialità della sua condotta o pregiudicare la
correttezza delle attività da lui svolte.
3.1.3 Tutela della Privacy
Top Secret Servizi Fiduciari opera in conformità alle prescrizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio (GDPR) e del Codice sulla Privacy ai sensi del D.Lgs. 196/2003. La Società assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e l’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati.
Top Secret Servizi Fiduciari, in conformità alla prima citata normativa, ha adottato idonee e preventive misure di sicurezza al fine di evitare rischi di distruzione e/o perdite, accessi non autorizzati e trattamenti non consentiti, nonché delle specifiche procedure per
garantire la protezione delle informazioni.
3.1.4 Tutela dei beni aziendali – strumenti informatici
Ogni Destinatario è tenuto ad utilizzare i beni aziendali nella sua disponibilità diligentemente e rispettandone le finalità per cui sono stati concessi.
Quanto al corretto utilizzo degli strumenti informatici e delle applicazioni in essi contenute, il personale è tenuto ad osservare tutte le misure necessarie per preservarne lafunzionalità.
A tal proposito, non è consentito:
▪ utilizzare gli strumenti informatici a disposizione per scopi che non siano legati ad esigenze lavorative;
▪ l’alterazione del funzionamento di un sistema telematico o informatico aziendale, ovvero dei dati e delle informazioni in esso contenuti, né è ammesso intervenire in
maniera illecita su programmi e archivi;
▪ scaricare programmi o installare software non autorizzati o differenti da quelli forniti dall’Azienda; nello specifico:
− l’uso della Rete aziendale ai fini di pirateria informatica
− la ricettazione (ovvero, l’acquisizione di software senza licenza);
▪ inviare messaggi di posta elettronica ingiuriosi o che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
▪ navigare su siti internet con contenuti indecorosi e offensivi o altresì pornografici;
▪ riprodurre, distribuire, presentare in pubblico, estrarre, duplicare,
commercializzare abusivamente software e/o il contenuto di una banca dati in violazione delle leggi sul diritto d’autore;
▪ l’utilizzo del telefono e/o smartphone per ragioni non legate al proprio compito professionale.
Top Secret Servizi Fiduciari si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni e infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi di controllo, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti.
La Società si riserva di applicare sanzioni e provvedimenti disciplinari qualora avvenissero sottrazioni illecite di beni aziendali, temporanee o permanenti.
Nel pieno rispetto della legge sulla privacy, viene resa nota la possibilità di effettuare verifiche sul corretto utilizzo dei beni aziendali, attraverso l’analisi di report finanziari e contabili, nonché di inventari fisici.
Top Secret Servizi Fiduciari ha adottato un apposito Regolamento, parte integrante delModello di Organizzazione, Gestione e Controllo, che disciplina l’utilizzo di strumentiinformatici.
3.1.5 Tutela delle informazioni, della proprietà industriale e intellettuale
Le informazioni aziendali di qualsiasi natura (come, a titolo di esempio, commerciale, finanziaria, progettuale, ecc.) rappresentano un bene che Top Secret Servizi Fiduciari intende proteggere.
E’, quindi, vietato rivelare a persone non autorizzate (sia all’interno che all’esterno) informazioni che possano mettere a rischio il patrimonio professionale e
commerciale dell’Azienda. Infatti, si ritiene di assoluta priorità proteggere la proprietà intellettuale con ogni mezzo legale a disposizione.
Top Secret Servizi Fiduciari agisce nel rispetto dei diritti di proprietà industriale e intellettuale di terzi, nonché delle leggi, regolamenti e convenzioni, anche in ambito
comunitario e/o internazionale, a tutela di tali diritti.
Tutti i Destinatari del presente Codice Etico devono rispettare i legittimi diritti di proprietà industriale e intellettuale di terzi e astenersi dall’uso non autorizzato di tali diritti, nella consapevolezza che la violazione degli stessi può avere delle conseguenze negative per la Società.
In particolare, i dipendenti e i collaboratori, nell’esercizio delle proprie attività, devono astenersi da qualsivoglia condotta che possa costituire usurpazione di titoli di proprietà industriale, alterazione o contraffazione di segni distintivi di prodotti industriali, di brevetti, disegni o modelli industriali (nazionali e esteri) nonché astenersi dall’importare, commercializzare o comunque utilizzare o mettere altrimenti in circolazione prodotti industriali con segni distintivi contraffatti o alterati o realizzati usurpando titoli di proprietà industriale.
Tutti i destinatari del presente Codice Etico devono astenersi dall’utilizzare in modo illecito e/o improprio, nell’interesse proprio, aziendale o di terzi, opere dell’ingegno (o
parti di esse) protette ai sensi della normativa in materia di “diritto d’autore”.
3.1.6 Omaggi, regalie e altre forme di benefici
Per regalie ed omaggi si intende qualunque tipo di offerta o promessa, ricevuta in qualsiasi forma, modo e maniera, capace di modificare l’indipendenza di giudizio o
comunque di incidere sui processi decisionali.
Top Secret Servizi Fiduciari non autorizza alcuna forma di omaggio o regalia, finalizzati ad acquisire trattamenti di favore collegabili all’attività svolta, se non quelli rientranti nella normale prassi commerciale o in una forma di cortesia.
3.2 RAPPORTI CON IL PERSONALE
Top Secret Servizi Fiduciari riconosce il valore delle risorse umane, attraverso la tutela della loro integrità fisica e morale e favorendo un continuo accrescimento delle
competenze tecniche e professionali.
Le relazioni tra il personale devono essere improntate al rispetto della persona in quanto tale e dell’attività da essa svolta all’interno dell’Organizzazione.
La Società non tollera richieste o minacce volte a indurre le persone ad agire contro la legge o contro il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali o personali di ciascuno. Essa, assicura ai propri dipendenti condizioni di lavoro sicure, salubri e tutela l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori.
Top Secret Servizi Fiduciari garantisce, inoltre, pari opportunità nelle attività di selezione e reclutamento del personale, rifiutando qualsiasi forma di favoritismo, nepotismo o clientelismo.
Il personale ha l’obbligo di:
▪ collaborare con i colleghi, dirigenti, responsabili e/o personale in generale, nel rispetto del Regolamento interno aziendale e del CCNL di riferimento;
▪ mettere a disposizione le competenze professionali necessarie per l’espletamento delle sue attività lavorative e mantenere un adeguato livello di aggiornamento e/o
riqualificazione professionale;
▪ osservare diligentemente le istruzioni e le disposizioni impartite da Top Secret Servizi Fiduciari, nonché ogni normativa vigente applicabile;
▪ promuovere la conoscenza del Codice Etico nei confronti di tutti i soggetti con cui si intrattengono rapporti lavorativi, sia di natura formale che informale.
3.3.1 Selezione delle risorse umane e costituzione del rapporto di lavoro
La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze specifiche della Società, nel rispetto dei principi dell’imparzialità e delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati, avvalendosi anche, in caso di necessità, del supporto di società specializzate.
Nel momento in cui inizia la collaborazione, il dipendente/collaboratore deve ricevere esaurienti informazioni riguardo alle caratteristiche delle mansioni e della funzione, agli elementi normativi e retributivi. Tutto il personale è assunto con regolare contratto, secondo quanto previsto dagli obblighi di legge.
3.3.2 Politiche di gestione del personale, integrità e tutela della persona Top Secret Servizi Fiduciari sostiene e rispetta i diritti umani, in conformità con la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani dell’ONU. La Società promuove, pertanto, il rispetto dell’integrità fisica, culturale e morale delle proprie risorse umane, garantendo
condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o
comportamento discriminatorio o lesivo della persona (quali ingiurie, minacce, isolamento, eccessiva invadenza, altre limitazioni professionali).
Non sono ammesse né tollerate molestie sessuali; devono essere evitati comportamenti e discorsi che possano turbare la sensibilità della persona (come, a titolo di esempio,l’esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate).
Una persona che collabori con Top Secret Servizi Fiduciari, che ritenga di essere stata
oggetto di molestie o di essere stata discriminata per motivi legati all’età, al genere, alla
sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose, ecc. è esortata a segnalare l’accaduto alle funzioni e organi a ciò
preposte.
Si ritiene doveroso precisare che tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo del personale sono basate su considerazione di profili di merito e/o
corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori.
Nel caso di riorganizzazioni è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, se necessarie,
azioni di formazione e/o riqualificazione professionale.
Top Secret Servizi Fiduciari si impegna a rispettare le leggi e le normative sul lavoro vigenti. Ogni dipendente è assunto con regolare contratto di lavoro e non è tollerata
alcuna forma di lavoro irregolare, minorile o di “lavoro nero”.
3.3.3 Igiene, sicurezza e salute dei lavoratori
Top Secret Servizi Fiduciari si impegna a diffondere e a consolidare la cultura della sicurezza sul lavoro, sviluppando tecniche per migliorare la consapevolezza sui rischi e la conoscenza e il rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori.
Le attività aziendali devono svolgersi nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro.
La Società si impegna pertanto a:
▪ adottare e utilizzare infrastrutture rispondenti ai requisiti essenziali in materia di sicurezza sul lavoro;
▪ adottare misure atte a mantenere un elevato livello di prevenzione e di protezione dai rischi di infortuni e di malattie professionali;
▪ garantire un’idonea informazione, formazione, sensibilizzazione e addestramento in materia di sicurezza e di salute sul lavoro.
L’obiettivo della Società è quello di proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, anche ricercando costantemente sinergie con i propri clienti e fornitori.
3.3.4 Doveri dei dipendenti e dei collaboratori
I dipendenti e/o i collaboratori devono agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti dal proprio contratto di lavoro, assicurando le prestazioni che gli sono richieste nell’ambito della propria funzione e attività lavorativa. Devono essere consapevoli che il livello di raggiungimento degli obiettivi professionali coincide con quello degli obiettivi aziendali e che è direttamente proporzionale al senso di responsabilità e lealtà investito.
Devono, inoltre, rispettare diligentemente le normative vigenti e, si precisa, è fatto obbligo di intrattenere eventuali rapporti con i soggetti pubblici in maniera conforme alla legge.
Il personale deve conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni, per garantirne l’integrità e la riservatezza. E’, altresì, tenuto a elaborare i propri documenti e comunicazioni interne, e rivolte all’esterno, utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
I Dipendenti e i collaboratori devono evitare possibili situazioni di conflitto d’interessi e/o trarre profitto diretto o indiretto da possibili opportunità di cui abbiano avuto notizia in ragione della posizione ricoperta.
Ogni dipendente e collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le istruzioni e procedure che ne regolano l’utilizzo. In particolare, ogni dipendente e collaboratore deve utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati ed evitare utilizzi impropri dei beni aziendali, che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza o comunque
contrastanti con l’interesse dell’azienda. Ogni dipendente e collaboratore, quindi, è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate.
Il personale è tenuto a segnalare, tramite gli appositi canali (si veda paragrafo dedicato), qualsiasi violazione delle regole di condotta stabilite dal Codice Etico e/o da procedure interne.
I dipendenti e/o i collaboratori devono necessariamente onorare, con la massima accuratezza, quanto
previsto dal presente Codice, dalle procedure operative interne, nonché dal CCNL di riferimento.
3.3.6 Molestie, mobbing e discriminazioni
A tutto il personale aziendale vengono garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale. Infatti, Top Secret Servizi Fiduciari non ritiene ammissibili e
condanna:
▪ abusi di potere (come, a titolo di esempio, richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni e favori personali oppure assumere atteggiamenti o
compiere azioni che siano lesive della dignità e autonomia del lavoratore);
▪ atti di violenza psicologica, mobbing;
▪ comportamenti discriminatori per motivi sessuali, fisici, religiosi, politici, razziali o sindacali;
▪ atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona e delle sue convinzioni;
▪ molestie sessuali, comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità personale.
Qualora il divieto non fosse rispettato, la Società si riserva di prendere provvedimenti in merito di tipo disciplinare.
3.3.7 Abuso di sostanze alcoliche e/o stupefacenti
Top Secret Servizi Fiduciari ritiene riprovevole e condanna la prestazione dell’attività lavorativa svolta sotto gli effetti di sostanze alcoliche o stupefacenti, nonché alla
consumazione di queste durante gli orari lavorativi.
Qualora il divieto non fosse rispettato, la Società si riserva di prendere provvedimenti in merito, sia di tipo disciplinare che sanzionatorio.
3.3.8 Divieto di fumo
E’ severamente vietato fumare negli ambienti di lavoro (comprese le aree passaggio – i corridoi e le scale, nonché le zone comuni) e nei luoghi dove sono conservate le
attrezzature informatiche. Si precisa che anche le moderne sigarette elettroniche, o dispositivi similari, sono comprese nel suddetto divieto.
Qualora il divieto non fosse rispettato, la Società si riserva di prendere provvedimenti in merito, sia di tipo disciplinare che sanzionatorio.
3.4 RAPPORTI CON I FORNITORI
I processi di approvvigionamento sono improntati alla massima trasparenza, nonché alla sapiente allocazione delle risorse aziendali. Amministratori e Personale che, per ruolo ricoperto, prendono parte al processo di selezione e scelta del Fornitore, devono ricercare il massimo vantaggio per l’Azienda in termini di qualità della fornitura, livello del servizio, prezzo e tempi di “consegna”.
Per ogni fornitore/collaboratore è predisposto un contratto scritto, regolarmente autorizzato, redatto in conformità alle leggi vigenti, e sottoscritto dall’interessato.
Nel caso di servizi di consulenza o di prestazioni che, per la natura del loro contenuto, non siano assoggettabili a tecniche di selezione competitiva, è possibile derogare alla normale procedura, ma la fornitura deve essere approvata dal superiore gerarchico del soggetto legittimato ad autorizzare l’ordine di acquisto.
Top Secret Servizi Fiduciari richiede ai propri fornitori e ai propri consulenti il rispetto dei principi etici corrispondenti ai propri, ritenendo questo aspetto di fondamentale
importanza per la nascita o la continuazione di un rapporto d’affari. Parimenti, in tutti i contratti di fornitura è presente la clausola di risoluzione del contratto in caso di mancato rispetto, in qualunque forma, del Codice Etico e del Modello Organizzativo ai sensi del ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n.231 adottato dalla Società.
3.4.1 Integrità e indipendenza nei rapporti
Le relazioni con i fornitori/consulenti sono regolate dai principi sopra riportati e sono oggetto di un costante monitoraggio.
La stipula di un contratto con fornitori/consulenti deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza cercando di evitare, per quanto
possibile, eccessi di reciproca dipendenza.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, Top Secret Servizi Fiduciari predispone:
▪ la separazione dei ruoli tra l’unità richiedente la fornitura/servizio e l’unità stipulante il contratto;
▪ un’adeguata ricostruibilità delle scelte adottate;
▪ strumenti per la conservazione delle informazioni nonché dei documenti ufficiali di gara e contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti.
3.5 RAPPORTI CON I CLIENTI
Il modus operandi di Top Secret Servizi Fiduciari nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
I contratti e le comunicazioni ai Clienti della Società sono basati secondo standard di completezza, trasparenza e serietà. I contratti, inoltre, devono essere conformi alle
normative vigenti e devono essere completi, in modo da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del Cliente; vanno, quindi, stipulati senza fini elusivi e con corrispettivi congrui rispetto alla prestazione resa.
È severamente vietato a tutti i Destinatari del presente Codice Etico, Clienti quindi compresi, essere coinvolti in attività di commercializzazione degli elaborati e/o servizi atti a trarre in inganno il consumatore finale, circa quantità, qualità, origine e provenienza.
Top Secret Servizi Fiduciari si impegna a fornire servizi che soddisfino le ragionevoli aspettative del Cliente e ne tutelino sicurezza e incolumità, secondo adeguati standard di qualità, e sulla piena conformità dei suddetti “prodotti” e servizi con quanto previsto nei propri standard contrattuali e con la normativa vigente.
3.6 RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
I rapporti con la Pubblica Amministrazione (a seguito “P.A.”), le Istituzioni di Stato o internazionali, devono essere improntati al rispetto dei principi di trasparenza, chiarezza e correttezza e tali da non indurre a interpretazioni falsate, parziali o fuorvianti da parte dei soggetti istituzionali pubblici con cui si intrattengono rapporti a vario titolo.
L’assunzione di impegni con le Istituzioni Pubbliche locali, regionali, statali, comunitarie o internazionali è riservata esclusivamente alle funzioni preposte e autorizzate. Per questo motivo è necessario che sia raccolta e conservata ordinatamente la documentazione che riassume le procedure attraverso le quali Top Secret Servizi Fiduciari è entrata in contatto con tali istituzioni.
Fermo quanto indicato al paragrafo 3.1.6 – Omaggi, regalie e altre forme di benefici, i dipendenti e collaboratori, i rappresentanti della Società e coloro che hanno il potere di intrattenere rapporti e di impegnare la Società nei confronti della P.A., di Istituzioni e di Autorità Pubbliche, non devono promettere od offrire a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio né ai dipendenti in genere di detti enti pubblici, denaro, beni o altre utilità di vario genere, al fine di promuovere e favorire i propri interessi o gli interessi della Società o anche per compensarli o ripagarli per un atto del loro ufficio, né per ottenere l’esecuzione di un atto contrario ai doveri del loro ufficio.
Nel corso di una trattativa d’affari, di una richiesta o di un rapporto commerciale con la P.A. non devono essere esaminate, né tantomeno proposte, opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale, né sollecitare né ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
Ogni regalo, atto di cortesia commerciale, omaggio, forma di ospitalità e qualsiasi altra forma di beneficio sono consentiti soltanto se di “modico valore” e tali da non
compromettere l’integrità e la reputazione delle parti, nonché da non poter essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come atti destinati ad ottenere vantaggi in modo improprio.
È vietata qualsiasi attività diretta (anche attraverso interposta persona) finalizzata a influenzare l’indipendenza di giudizio che assicuri conseguentemente un qualsiasi
vantaggio alla Società.
Qualsiasi dipendente e collaboratore che riceva, direttamente o indirettamente, proposte di benefici da pubblici funzionari, dipendenti in genere della P.A., o di altre Istituzioni Pubbliche, deve immediatamente riferirne alla figura preposta.
I rapporti con le Autorità Giudiziarie e con gli organi di Polizia Giudiziaria, di ogni ordine e grado, devono essere improntati alla logica della massima trasparenza, correttezza e collaborazione; a tal proposito, i Destinatari del presente Codice Etico – soprattutto qualora vengano coinvolti in procedimenti giudiziari – dovranno astenersi dall’adottare comportamenti reticenti, omissivi o che possano risultare, anche indirettamente e/o involontariamente, di intralcio all’operato degli organi di Giustizia e di Polizia.
Analogamente, i Destinatari dovranno astenersi da qualsivoglia pressione o minaccia nonché da offerta di denaro o altra utilità, rivolta a indurre un soggetto a non rendere dichiarazioni, o a rendere dichiarazioni false, davanti all’Autorità Giudiziaria.
3.7 RAPPORTI CON LA COLLETTIVITÀ
Top Secret Servizi Fiduciari intende condurre ogni attività nel rispetto delle comunità locali, anche al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione.
La Società si impegna a non intrattenere né direttamente né indirettamente rapporti finanziari, economici e commerciali con soggetti che vìolino, in qualsiasi modo, le norme in materia di salvaguardia del lavoro minorile e di tutela delle donne e/o esercitino le attività di procacciamento o utilizzo illegale delle forze lavoro attraverso traffico di immigrati o tratta di schiavi. È vietata qualsiasi attività e iniziativa, anche pubblicitaria nonché l’utilizzo di mezzi o strumenti informatici o turistici, che possa favorire o agevolare la pornografia e/o la prostituzione minorile, ivi compresa la partnership con
soggetti operanti in tali settori.
Top Secret Servizi Fiduciari si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici, di organizzazioni sindacali e associazioni in generale, ad esempio,
tramite concessione di strutture della Società, accettazione di segnalazioni per le assunzioni, contratti di consulenza, ecc..
Ciascun Destinatario riconosce che qualunque forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base puramente personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese e in conformità alla normativa vigente.
A tutela della concorrenza e del mercato la Società esplicita di non sottoscrivere accordi con altre società che possano influenzare negativamente il regime di concorrenza tra i vari operatori del mercato di riferimento, nel pieno rispetto delle normative nazionali ed internazionali.
Tutti i Destinatari del presente Codice Etico devono astenersi da indebite pressioni, artifizi e altre attività che possano turbare il libero esercizio della concorrenza sul mercato e lo svolgimento dell’attività commerciale e imprenditoriale altrui.
La comunicazione con i mass media da parte della Società, qualora vi sia l’occasione, deve essere completa, trasparente e veritiera, improntata al rispetto della normativa vigente.
Nessuno può fornire informazioni inerenti alla Società senza autorizzazione della Direzione e ferma restando la normativa in tema di riservatezza.
4. IL SISTEMA DISCIPLINARE
La violazione dei principi definiti nel Codice Etico e di Comportamento compromette il rapporto di fiducia tra Top Secret Servizi Fiduciari e chiunque commetta l’inosservanza.
Le violazioni, una volta accertate, saranno perseguite con tempestività e in applicazione dei seguenti canoni:
– Tipicità: precisa individuazione dei comportamenti che possono dare luogo a un’azione disciplinare;
– Proporzionalità, in base al quale la natura e l’entità della sanzione è parametrata alla gravità dell’infrazione;
– Preventiva individuazione della procedura da adottare al fine della irrogazione della sanzione disciplinare.
5. GLI STRUMENTI DI ATTUAZIONE
5.1 APPROVAZIONE E SUCCESSIVE REVISIONI DEL CODICE ETICO
Il Codice è stato regolarmente approvato dall’organo amministrativo e viene diffuso secondo i criteri elencati nel paragrafo seguente.
Top Secret Servizi Fiduciari si impegna dedicare attenzione a revisioni e aggiornamenti periodici, allo scopo di assicurare che il Codice sia sempre in linea con l’evoluzione della Società, oltre che conforme alle normative in vigore.
5.2 DIFFUSIONE DEL CODICE ETICO
Top Secret Servizi Fiduciari si assume la responsabilità nel favorire la conoscenza del Codice Etico e a far rispettare le norme di comportamento in esso contenute.
È compito dell’Organismo di Vigilanza monitorare il funzionamento, l’attuazione e l’osservanza del Codice, così come previsto nella normativa di riferimento (D.Lgs. n.
231/01 e s.m.i.).
▪ una adeguata divulgazione, mediante una riunione introduttiva volta al personale, la pubblicazione sul sito aziendale, comunicazione interna ai lavoratori e
sensibilizzazione documentata nei rispetti dei partners, Clienti e fornitori, fornendo, in questa maniera, massima accessibilità alle prescrizioni in esso contenute;
▪ l’illustrazione del contenuto e consegna di una copia aggiornata a tutti i Dipendenti neo-assunti;
▪ un programma periodico di informazione e formazione sul contenuto e sul significato del Codice.
5.3 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO
Le violazioni del Codice Etico, quest’ultimo essendo parte integrante del modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, comportano l’attivazione del Sistema Disciplinare adottato dalla Società.
Le previsioni di cui sopra, peraltro, si conformano alla disciplina introdotta dal D. lgs. n. 24/2023, che ha radicalmente modificato la normativa in materia di whistleblowing, raccogliendo – in un unico testo normativo – l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato.